Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital!

• 06.08.2024
• von Isa
• Unternehmen

Hast du schon von der E-Rechnungspflicht gehört?
Falls nicht, keine Sorge – ich erkläre es dir:

Klingt kompliziert? Ist es aber nicht!
Es bedeutet einfach, dass Unternehmen ihre Rechnungen nicht mehr auf Papier, sondern digital verschicken und empfangen müssen.
Stell dir vor, anstatt einen Stapel Papier per Post zu schicken, klickst du einfach auf "Senden" und zack – die Rechnung ist unterwegs.
Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch jede Menge Papier.

Wen betrifft das Ganze?

Ab 2025 geht’s los – und ja, es betrifft dann alle

• Öffentliche Auftraggeber
  Machst du Geschäfte mit Behörden? Dann brauchst du jetzt schon E-Rechnungen.
• B2B ab 2025
  Ab 1. Januar 2025 müssen ALLE Unternehmen, die mit anderen Unternehmen handeln, E-Rechnungen versenden und empfangen. 
• Übergangszeit
  Bis Ende 2026 darfst du noch Papierrechnungen schicken, aber nur, wenn der Empfänger zustimmt.
  Ab 2027 müssen die großen Fische (Umsatz über 800.000 Euro) auf E-Rechnung umstellen. Die kleinen Fische haben bis Ende 2027 Zeit.
• Ausnahmen
  Rechnungen unter 250 Euro und Fahrscheine bleiben altmodisch – keine E-Rechnung nötig

Warum das Ganze?

• Schnellere Abwicklung: Rechnungen werden sofort digital übermittelt und können schneller bearbeitet werden.
• Kostenersparnis: Weniger Papier, Druckkosten und Porto.
• Umweltfreundlich: Du sparst Papier und schonst die Umwelt.
• Effizienz: Automatisierte Rechnungsprozesse sparen dir Zeit und reduzieren Fehler.

Also, keine Angst vor der E-Rechnungspflicht!
Es macht das Leben einfacher. Los geht’s – die Zukunft ist digital! 

Was gibt es für dich, als Unternehmer zur E-Rechnungspflicht zu beachten?

Die E-Rechnungspflicht klingt erstmal nach viel Arbeit, aber keine Sorge – hier sind die wichtigsten Punkte, die du beachten musst, einfach und verständlich erklärt:

1. Einheitliches Format nutzen
   Verwende standardisierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Diese Formate sind so strukturiert, dass sie von den meisten Systemen automatisch verarbeitet werden können.
   So sparst du Zeit und minimierst Fehler.
2. Rechtskonformität sicherstellen
   Deine E-Rechnung muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten:
   - Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
   - Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
   - Ausstellungsdatum
   - Fortlaufende Rechnungsnummer
   - Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
   - Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
   - Entgelt und vereinbarte Minderungen
   - Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag
3. Interoperabilität prüfen
   Stelle sicher, dass deine E-Rechnungen von den Systemen deiner Kunden verarbeitet werden können.
   Achte auf das richtige Format und sichere Übertragungswege, damit alles reibungslos klappt.
4. Datenschutz beachten
   Alle Daten müssen gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) behandelt werden. Achte auf sichere Übertragung und Speicherung der Rechnungsdaten, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
5. Revisionssichere Archivierung
   E-Rechnungen müssen unveränderbar und jederzeit zugänglich archiviert werden.
   Das erleichtert dir spätere Prüfungen und stellt sicher, dass du alle rechtlichen Anforderungen erfüllst.
6. Sichere Übertragungswege wählen
   Nutze sichere Kanäle, verschlüsselte E-Mails oder spezielle Webportale.
   Diese Wege garantieren, dass deine Rechnungen sicher und zuverlässig beim Empfänger ankommen.
7. Automatisierung einsetzen
   Implementiere automatisierte Prozesse zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen.
   Das spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz in deinem Unternehmen.
8. Mehrwertsteuer korrekt ausweisen
   Achte darauf, dass die Mehrwertsteuer korrekt berechnet und ausgewiesen wird.
   Besonders bei grenzüberschreitenden Transaktionen musst du die jeweiligen Regelungen beachten, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
9. Berechtigungen und Zugriffsrechte regeln
   Bestimme klar, wer in deinem Unternehmen E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen darf.
   Schütze sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff durch klare Rollen und Verantwortlichkeiten.

Es gibt noch eine kleine Verpflichtung:
Ab dem 1. Januar 2025 musst du als Rechnungsempfänger im B2B-Geschäftsverkehr den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen.
Das bedeutet, dass dein Buchhaltungssystem fit für die Zukunft sein muss. Keine Angst, das klingt schlimmer, als es ist.
Meistens reicht ein Update oder ein kleines Upgrade, und schon bist du bereit für die E-Rechnung.

Also, ab 2025 heißt es für alle Unternehmen in Deutschland: E-Rechnung statt Papierchaos.
Nutze die Übergangsfristen, bereite dich vor und freue dich auf eine papierfreie Zukunft.

Und denk dran: Die Zukunft ist digital – und sie beginnt jetzt!

Mit Kutego® setzt du bereits heute auf die E-Rechnung und bist damit bestens für die digitale Zukunft gerüstet.

Dein Kutego®-Team