Ab 2025 E-Rechnungspflicht! Bist du vorbereitet?

06.08.2024
von Isa
Unternehmen

Hast du schon von der E-Rechnungspflicht gehört? Falls nicht, keine Sorge – wir informieren dich:
Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt rasant, und eine der größten Umstellungen für Unternehmen ist die Einführung der E-Rechnungspflicht. Hier geht es nicht nur darum, Rechnungen digital zu versenden, sondern auch ein bestimmtes, gesetzlich vorgeschriebenes Format zu nutzen, das maschinenlesbar ist und automatisch verarbeitet werden kann.
Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung sind hier der Standard.

Papierrechnung, PDF-Rechnung und E-Rechnung im Vergleich

Die Papierrechnung
Papierrechnungen sind das klassische Format und stellen eine visuelle Darstellung der Rechnungsdaten dar. Sie können nicht direkt elektronisch verarbeitet werden. Selbst wenn eine Papierrechnung eingescannt oder fotografiert wird, bleiben die Daten unstrukturiert und müssen manuell oder über zusätzliche Softwarelösungen in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Deshalb gelten Papierrechnungen nicht als elektronische Rechnungen gemäß den EU-Richtlinien.

Die PDF-Rechnung
PDF-Rechnungen werden digital erstellt und versendet, bieten aber ebenfalls nur eine bildhafte Darstellung der Rechnungsinhalte. Zwar handelt es sich um ein elektronisches Format, aber die Daten können nicht ohne weiteres automatisch verarbeitet werden. Auch hier müssen die Informationen manuell oder durch Texterkennungssysteme (z. B. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Ähnliche Formate wie „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ erfüllen ebenfalls nicht die Anforderungen für eine E-Rechnung, da sie die Inhalte lediglich visuell darstellen.

Die E-Rechnung
Der Hauptunterschied zur Papier- oder PDF-Rechnung ist, dass die E-Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird. Sie wird digital übermittelt und kann ohne manuelle Eingriffe direkt in die verarbeitenden Systeme importiert werden. E-Rechnungen basieren auf XML-Formaten, die speziell für die automatische Verarbeitung ausgelegt sind und den gesamten Rechnungsprozess nahtlos integrieren. Visualisierungsprogramme machen die Daten bei Bedarf auch für Menschen lesbar. Diese Eigenschaften machen die E-Rechnung zur einzigen Lösung, die den EU-Vorgaben für eine elektronische Rechnung entspricht.

Im folgenden Bild siehst du den Unterschied zwischen einer herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung:

Wozu die E-Rechnung?

Die Umstellung auf E-Rechnungen steigert die Effizienz und erfüllt gleichzeitig die zukünftigen gesetzlichen Anforderungen.
Besonders im B2B-Bereich und im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern müssen sich Unternehmen anpassen. Doch was bedeutet das genau?

E-Rechnung in der Praxis: Statt eine Rechnung auf Papier auszudrucken und per Post zu schicken, erstellst du sie direkt digital in einem vorgegebenen Format. Diese Formate sind so aufgebaut, dass sie von den Systemen der Empfänger automatisch verarbeitet werden können. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Wer ist betroffen? Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B) machen. Öffentliche Auftraggeber sind bereits jetzt betroffen. Ab 2027 müssen auch größere Unternehmen (mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro) umstellen. Kleinere Betriebe haben bis Ende 2027 Zeit.
Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 darfst du noch Papierrechnungen senden, wenn der Empfänger zustimmt. Für Rechnungen unter 250 Euro und bestimmte Sonderfälle, wie Fahrscheine, gelten Ausnahmen.

Wie du die E-Rechnungspflicht einfach umsetzen kannst

Die Umstellung mag zunächst kompliziert klingen, doch Kutego® macht es dir kinderleicht. Die Software ermöglicht dir nicht nur die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen, sondern garantiert, dass alle gesetzlichen Anforderungen automatisch eingehalten werden.

Kutego®, als deine optimale Lösung:

Automatisierte Erstellung: Mit Kutego® erstellst du E-Rechnungen schnell und mühelos im richtigen Format. Die Software überprüft alle Pflichtangaben, vom Namen und der Adresse bis zur korrekten Mehrwertsteuerangabe.
Zeitersparnis und Effizienz: Dank der Automatisierung verschickst du Rechnungen sofort, ohne manuelle Nacharbeit. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler.
Rechtskonformität: Kutego® sorgt dafür, dass du alle Vorschriften der E-Rechnungspflicht einhältst. Die Archivierung der Rechnungen erfolgt revisionssicher, sodass du auch bei späteren Prüfungen alles auf einen Klick parat hast.
Sicherheit: Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform, und deine Rechnungen werden sicher über verschlüsselte Kanäle versendet.

Warum du auf E-Rechnung umstellen solltest

Vorher: Langsame Prozesse, Papierberge, hohe Druck- und Versandkosten.
Nachher mit Kutego®: Digital, effizient, sicher und rechtskonform. Deine Rechnungen werden in Sekundenschnelle verarbeitet, und der gesamte Prozess läuft automatisch ab.

Wer sollte jetzt aktiv werden?

Jedes Unternehmen, das mit anderen Unternehmen (B2B) oder der öffentlichen Hand Geschäfte macht, sollte sich jetzt mit der E-Rechnungspflicht beschäftigen. Die Umstellung ist nicht nur ein gesetzliches Muss, sondern bietet dir auch viele Vorteile: Schnellere Zahlungsabwicklungen, weniger Fehler, geringere Kosten und mehr Transparenz im Rechnungsprozess.

Warum Kutego®?

Kutego® bietet dir eine zukunftssichere Lösung, die dich optimal auf die neuen Anforderungen vorbereitet. Setze auf eine Software, die einfach zu bedienen ist, alle gesetzlichen Vorgaben automatisch einhält und deinen Rechnungsprozess effizienter macht.

Mach den nächsten Schritt!

Nutze die Gelegenheit, dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.

Bei uns wird Kundenservice großgeschrieben:

Vereinbare dir dein kostenloses Beratungsgespräch und unsere Mitarbeiter helfen dir persönlich dabei, deine Rechnungsstellung zu optimieren.

So bleibst du nicht nur gesetzeskonform, sondern optimierst gleichzeitig deine internen Abläufe.
Bereite dich jetzt vor und spare Zeit, Geld und Nerven!