Kurz zusammengefasst: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Die Pflicht, E-Rechnungen selbst auszustellen, kommt schrittweise: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Das betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen (B2B). Mit kutego® erhältst du zu jeder Rechnung automatisch eine E-Rechnung im Format XRechnung.

Hast du schon von der E-Rechnungspflicht gehört? Falls nicht, keine Sorge – wir erklären dir die Grundlagen.

Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt. Eine der größten Umstellungen der letzten Jahre ist die E-Rechnung. Dabei geht es nicht nur darum, Rechnungen digital zu versenden. Eine E-Rechnung hat ein bestimmtes, gesetzlich vorgeschriebenes Format, das maschinenlesbar ist und automatisch verarbeitet werden kann. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sind hier der Standard.

Du willst wissen, was sich ab 2027 ändert? Die nächsten Fristen, alle Ausnahmen und einen 3-Minuten-Check, ob du betroffen bist, findest du in unserem aktuellen Beitrag E-Rechnung 2027: Was sich jetzt ändert

Papierrechnung, PDF-Rechnung und E-Rechnung im Vergleich

Die Papierrechnung

Papierrechnungen sind das klassische Format. Sie lassen sich nicht direkt elektronisch verarbeiten. Selbst eingescannt oder fotografiert bleiben die Daten unstrukturiert. Sie müssen von Hand oder mit zusätzlicher Software in die Buchhaltung übertragen werden.

Die PDF-Rechnung

PDF-Rechnungen werden zwar digital erstellt und verschickt. Sie zeigen die Inhalte aber nur zum Ansehen an, nicht in strukturierter Form. Auch hier müssen die Daten manuell oder per Texterkennung übertragen werden. Deshalb gilt eine einfache PDF-Rechnung rechtlich nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung". Dasselbe gilt für Formate wie .jpg, .tif oder .docx.

Die E-Rechnung

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format erstellt. Die Systeme der Empfänger können sie ohne manuelle Eingabe direkt einlesen. Mit einem Anzeigeprogramm wird sie bei Bedarf auch für Menschen lesbar.


Was gilt seit dem 1. Januar 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Wenn dir also ein Lieferant oder Dienstleister eine E-Rechnung schickt, musst du sie öffnen, verarbeiten und aufbewahren können.

Die Pflicht zum Ausstellen kommt schrittweise

Die Pflicht, E-Rechnungen auch selbst auszustellen, wird dagegen nach und nach eingeführt:

  • 📅 Bis Ende 2026: Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen verschicken. Einfache PDF-Rechnungen sind erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
  • 📅 Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
  • 📅 Ab 2028: Die Pflicht gilt für alle.

Wen betrifft die Pflicht nicht?

Wichtig: Das alles betrifft aktuell nur Rechnungen an andere Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Daneben gibt es weitere Ausnahmen, zum Beispiel für Kleinunternehmer und für Rechnungen bis 250 Euro.
Alle Details dazu findest du im aktuellen Beitrag.

Wozu die E-Rechnung?

Die E-Rechnung macht den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen schneller und weniger fehleranfällig. Statt eine Rechnung auszudrucken oder ein PDF abzutippen, liest das System des Empfängers die Daten automatisch ein. Das spart auf beiden Seiten Zeit und verringert Tippfehler.

So unterstützt dich kutego®

Mit kutego® musst du dich um das Format nicht kümmern. Zu jeder Rechnung erzeugt kutego® automatisch eine E-Rechnung nach dem Standard XRechnung Version 3. Die XML-Datei ist direkt in die PDF-Rechnung im PDF/A3-Format eingebettet.

Firmenkunden erhalten die Rechnung per E-Mail in zweifacher Form:

  • ✅ als PDF mit eingebetteter XML-Datei
  • ✅ zusätzlich als separate XML-Datei im Anhang

So können deine Firmenkunden die Rechnung flexibel in ihrer Buchhaltung weiterverarbeiten.

Tipp: In der Rechnungsübersicht unter Finanzen > Rechnungen kannst du jederzeit das PDF oder die XRechnung öffnen.

Mach den nächsten Schritt!

Du hast Fragen zur Rechnungsstellung in kutego®? Bei uns wird Kundenservice großgeschrieben: Vereinbare dein kostenloses Beratungsgespräch, und wir helfen dir persönlich weiter.