SEPA-Lastschriften mit drei Klicks einreichen: So funktioniert die Bank-Schnittstelle in kutego®

Monatsbeiträge, Kursgebühren, Ratenzahlungen: Wenn du mit Lastschrift arbeitest, kennst du das Ritual. Rechnungen zusammensuchen, Datei exportieren, im Bankportal hochladen, TAN eingeben – und danach alles in deiner Software einzeln als bezahlt markieren. Jeden Monat aufs Neue.

Mit der Bank-Schnittstelle in kutego® fällt der Umweg komplett weg. Du reichst deine Lastschriften direkt aus deinem Account bei deiner Bank ein. Deine Rechnungen stehen danach automatisch auf „bezahlt“. Wie das funktioniert und was du einmalig einrichten musst, zeigen wir dir hier.

Warum Lastschrift für Kursanbieter so gut passt

Bei der Lastschrift holst du dir das Geld, statt darauf zu warten. Du musst keinen Überweisungen hinterherlaufen und keine Teilnehmer erinnern, die „das ganz vergessen“ haben. Gerade bei wiederkehrenden Beiträgen sorgt das für planbare Einnahmen.

Der Haken war bisher der Aufwand dahinter. Genau den nimmt dir die Bank-Schnittstelle ab.

Das brauchst du vorab

Bevor du loslegst, sollten diese Punkte erfüllt sein:

• Eine Gläubiger-Identifikationsnummer: Sie ist Pflicht für den SEPA-Lastschrifteinzug. Du beantragst sie online bei der Deutschen Bundesbank.
• Die Zahlart Lastschrift ist aktiv: Das stellst du in kutego® unter Finanzen > Einstellungen > Bezahlmethoden ein.
• Eine verbundene Bank-Schnittstelle mit FinTS: Darüber übermittelt kutego® die Lastschriften an deine Bank.
• Ein Konto, das für Online-Lastschriften freigeschaltet ist: Ob das bei dir der Fall ist, erfährst du bei deiner Bank.

Einmal einrichten: Bank verbinden und Lastschriften freischalten

1. Bank verbinden

Unter Finanzen > Einstellungen > Bankverbindung verbindest du deine Bank und aktivierst die FinTS-Schnittstelle. Sie ist für das Auslösen von Lastschriften zuständig.

Wir empfehlen dir, zusätzlich die XS2A-Schnittstelle zu aktivieren. Sie liest deine Kontobewegungen aus. Dadurch erkennt kutego® Zahlungseingänge und Rücklastschriften automatisch. Beide Schnittstellen laufen über unseren Dienstleister finAPI: BaFin-lizenziert, TÜV-zertifiziert und mit Datenverarbeitung ausschließlich auf deutschen Servern.

2. Bankarbeitstage hinterlegen

Bei den Lastschrift-Optionen unter Finanzen > Einstellungen > Bezahlmethoden trägst du ein, wie viele Bankarbeitstage deine Bank für die Bearbeitung eines Lastschriftlaufs benötigt. Kläre diesen Wert unbedingt vorher mit deiner Bank. Stimmt er nicht, funktioniert der Einzug nicht.

An dieser Stelle legst du auch fest, ob deine Lastschriften als Sammellastschrift oder einzeln ausgeführt werden. Eine Sammellastschrift ist meist günstiger, Einzelbuchungen sind dafür in der Buchhaltung übersichtlicher. Was das bei deiner Bank kostet, solltest du vorher erfragen.

3. Lastschriften freischalten

Setze unter Finanzen > Einstellungen den Haken bei „SEPA-Lastschriften in Zahlläufen“ und speichere. Wechsle anschließend zu Finanzen > Lastschriften, wähle eine offene Forderung aus und reiche deine erste Lastschrift ein. Sobald sie erfolgreich verarbeitet wurde, ist die Funktion dauerhaft freigeschaltet. Die erste Transaktion dient dabei als Test für deine Bankanbindung.

So reichst du deine Lastschriften ein

Ist alles eingerichtet, brauchst du für jeden Einzug nur noch drei Schritte.

Schritt 1: Zahllauf generieren

Unter Finanzen > Lastschriften klickst du auf den blauen Button „Zahllauf generieren“. kutego® fasst alle offenen Rechnungen mit Zahlart Lastschrift und erreichter Fälligkeit automatisch zu einem Zahllauf zusammen.

Schritt 2: Prüfen und abschließen

Über die Lupe siehst du alle Rechnungen im Zahllauf. Einzelne Rechnungen kannst du hier noch entfernen. Passt alles, schließt du den Zahllauf über den orangenen Button ab. kutego® fragt dich dabei, ob deine Kunden per E-Mail über den Einzug informiert werden sollen.

Schritt 3: An die Bank übertragen

Mit dem grünen Button reichst du den Zahllauf ein. Danach bestätigst du den Vorgang mit dem Sicherheitsverfahren deiner Bank – fertig.

Tipp: Erstelle den Zahllauf erst kurz vor dem Einzug. Änderungen an Rechnungen, die du nach dem Generieren vornimmst, werden nicht automatisch in den Zahllauf übernommen.

Zahlläufe automatisch erstellen lassen

Wenn du nicht jedes Mal selbst daran denken möchtest, kannst du in den Lastschrift-Optionen auch die automatische Generierung von Zahlläufen aktivieren. kutego® erstellt die Zahlläufe dann zu festgelegten Zeitpunkten. Du musst sie nur noch prüfen und freigeben.

Und wenn eine Lastschrift platzt? Rücklastschriften automatisch bearbeiten

Rücklastschriften gehören leider dazu, etwa wegen eines nicht gedeckten Kontos oder einer veralteten Bankverbindung. Auch hier nimmt dir kutego® viel Arbeit ab.

Mit verbundener XS2A-Schnittstelle meldet deine Bank Rücklastschriften automatisch zurück. kutego® markiert die betroffene Rechnung dann als Rücklastschrift und setzt sie wieder auf „offen“. Hast du eine Rücklastschriftgebühr hinterlegt, wird sie automatisch als Rechnungsposition ergänzt.

Danach hast du zwei Möglichkeiten:

• Ohne Wiedereinzug stellt kutego® die Zahlart der Rechnung auf Überweisung um. Dein Kunde bekommt dann keine weitere Abbuchung, sondern zahlt selbst.
• Mit Wiedereinzug nach X Tagen bleibt die Zahlart Lastschrift. kutego® setzt automatisch ein neues Einzugsdatum, zum Beispiel sieben Tage später. Ist es erreicht, landet die Rechnung im nächsten Zahllauf.

Einen Überblick über alle betroffenen Rechnungen findest du unter Finanzen > Lastschriften im Reiter Rücklastschriften. Dort siehst du auch, bei welchen Kunden es schon mehrfach zu Rücklastschriften kam.

Sicher: Nichts passiert ohne deine Freigabe

Eine Frage hören wir oft: Kann die Software einfach so Geld einziehen? Nein. kutego® gibt niemals ohne deine ausdrückliche Zustimmung Zahlungen in Auftrag. Jeder Zahllauf muss von dir mit dem Sicherheitsverfahren deiner Bank bestätigt werden. Erst danach wird er übertragen.

Keine Bank-Schnittstelle? So geht’s trotzdem

Auch ohne Schnittstelle kannst du Lastschriften über kutego® verwalten. Du generierst den Zahllauf wie gewohnt, lädst ihn über den lila Button als Bankdatei herunter und lädst sie in deinem Bankportal hoch. Nach dem Einzug setzt du den Zahllauf über den grünen Haken-Button auf „eingezogen“. Das funktioniert, ist aber eben genau der Aufwand, den dir die Schnittstelle erspart.

Fazit: Einmal einrichten, jeden Monat Zeit sparen

Die Einrichtung in kutego® ist schnell erledigt – plane nur für die Gläubiger-ID und die Abstimmung mit deiner Bank etwas Vorlauf ein. Danach reichst du deine Lastschriften mit wenigen Klicks direkt aus kutego® ein. Deine Rechnungen werden automatisch auf „bezahlt“ gesetzt, und Rücklastschriften fängt kutego® für dich auf. So bleibt mehr Zeit für das, worum es dir eigentlich geht: deine Kurse.

Alle Details zur Einrichtung findest du im kutego®-Handbuch unter Finanzen > Lastschriften. Bei Fragen ist unser Support für dich da.