Von manuellen Kurslisten zu Abläufen, die mitlaufen.
Die Schwimmschule FLIPPER bringt seit 1998 Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen sicheres Schwimmen bei, an zahlreichen Standorten in ganz Deutschland. Tom nutzt kutego® seit 2024 an seinem Standort, nachdem Kolleg:innen bereits gute Erfahrungen gemacht hatten.
Angstfrei ans Wasser
FLIPPER arbeitet mit einem spielpädagogischen Konzept: Kinder werden angstfrei und individuell ans Wasser herangeführt. Vom Babyschwimmen bis zum Erwachsenenkurs ist alles dabei, und hinter jedem Kurs stehen Eltern, Trainer:innen und viele kleine Absprachen.
Viele kleine Abstimmungen
Trainer:innen mussten ihre Kurslisten manuell bekommen, jede Änderung bedeutete zusätzliche Abstimmung. Krankmeldungen, Vertragsfragen, Verlängerungen und Reservierungen liefen über Anrufe und E-Mails. Jeden Monat fragten Eltern nach freien Plätzen oder baten darum, den Kurs erneut zu reservieren. Und am Ende kam die Abrechnung: Wer hat gezahlt, wie wurde gezahlt, was muss nachgeprüft werden?
„Ich musste die Kurslisten immer schicken. Das waren einfach Geschichten, die Mehraufwand bedeutet haben.“
Was den Ausschlag gab
Am Ende überzeugten Tom die Funktionen, die über die reine Buchung hinausgehen.
„Die Zusatzfunktionen haben mich überzeugt: Trainer-Login, Kurslisten und dass man sich nicht mehr um alles einzeln kümmern muss.“
Eltern regeln vieles selbst
Heute hat jede Trainerin und jeder Trainer ein eigenes Login und sieht die aktuellen Kurslisten selbst. Eltern prüfen Termine, Verträge und Listen im Kundenportal. Melden sie ein Kind ab, buchen sie direkt einen Ersatztermin, und Abos verlängern sich automatisch, ohne neue Einbuchung.
„Der Kunde loggt sich ein, bucht den Kurs, kann sich wieder ausloggen, kann seinen Vertrag kündigen oder verlängern. Ich muss nicht die ganze Zeit manuell hinterher sein.“
Ein entspannterer Umgang
Am Anfang braucht die Einrichtung etwas Zeit. Danach laufen viele Abläufe im Hintergrund. PayPal und eine klare Zahlungsübersicht machen auch die Abrechnung deutlich angenehmer.
„Der Kundenumgang ist wesentlich entspannter geworden.“
Früher
- Kurslisten von Hand verschicken
- Zahlungen am Schluss kontrollieren
- Krankmeldungen und Vertragsfragen per Telefon
- Jeden Monat Umbuchungen
Heute
- Trainer:innen mit eigenem Login
- Kundenportal für Eltern
- Ersatztermine ohne Aufwand
- Automatische Verlängerung im Abo
„Weniger Aufwand, mehr Zeit: Das trifft es auf den Punkt.“
Und bei den Eltern? „Die Kunden können sich selber abmelden und direkt einen Ersatztermin buchen. Das kommt wirklich sehr gut an.“
Du jonglierst mit Kurslisten, Elternanfragen und Ersatzterminen? In einem kurzen Gespräch zeigen wir dir, wie das in deiner Schwimmschule laufen kann.
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