Kutego® Handbuch
1:1 Termine

Termindetails

• Status = entscheide, ob diese Terminvorlage Aktiv oder Inaktiv sein soll
• Terminkategorie = zu welcher Kategorie gehören diese Zeiten
• Standort = lege einen Standort fest, an dem dieser Termin stattfindet
• Bezeichnung = Dieser Name wird dem Kunden auf der Webseite angezeigt
• Mitarbeiter = mit dem hat der Kunden seinen Termin
• Zeit pro Termin = in Minuten angeben
• Vorlaufzeit = in Minuten angeben
• Zeit zwischen Terminen = ist ein zeitlicher Platzhalter um zu eng aufeinander folgende Termine verhindern zu können

Zeiten

Gibt für jeden Tag an, zu welchen Zeiten das jeweilige Zeitfenster eines Termines buchbar ist.
Beachte dabei die Gesamtzeitspanne. Beispiel:

• Zeit pro Termin = 60 - diese wird dem Kunden angezeigt
• Zeit zwischen Terminen = 15 - für Fahrtzeiten oder ähnliches
  

Verfügbare Zeit muss mindestens 75 Minuten sein.

Soll eine Zeit nicht jede Woche am selben Tag verfügbar sein,
kannst Du optional ein Datum definieren, an dem diese Zeit zur Verfügung gestellt wird.
Außerhalb des Datums wird diese Zeit nicht angeboten. Eine Vorplanung ist hier möglich.

Kundenpreise

• externe Bezahlung = die Abrechnung erfolgt nicht über die Rechnungen in diesem System
• Infotext = Angaben zur externen Bezahlung
• Preisgruppen = Für Kundengruppen, Mitglieder oder Mitarbeiter können andere Preise gelten
• Standardpreis = Zu welchem Preis wird der oben angegebene Zeitraum angeboten?  
• vereinfachter Buchungstunnel = nur wirksam bei Gratisangeboten, der Kunde hat weniger Pflichtfelder im Buchungsprozess
• Preisberechnung = soll die Preisberechnung pro Teilnehmer erfolgen oder dürfen sich mehrere Personen zu dem Preis anmelden
• Umsatzsteuersatz = Triff hier bitte nur eine Auswahl, wenn eine andere als der Standard (Einstellungen Finanzen gilt)
• Externe Zusatzkosten (Brutto) = dieser Betrag wird nicht in die Rechnungspositionen einfließen,
  er wird gesondert ausgewiesen, die Abrechnung erfolgt nicht in diesem System
• Erlaubte Zahlungsmöglichkeiten = alle unter Finanzen eingestellten Zahlungsmethoden können hier erlaubt oder eingegrenzt werden
• Fälligkeit = Angabe, sofern hier abweichend von den Grundeinstellungen unter Finanzen
• Ratenzahlung

Optionen

• Buchbar nur per Hotline = auswählen, wenn sich Kunden vorher telefonisch melden sollen + Angabe der Nummer
• Altersprüfung = dürfen sich nur Teilnehmer in einer bestimmten Altersgruppe anmelden?
  Bitte Mindest- und Maximalalter angeben.
• Zusätzlicher E-Mail Text = Ergänzende Angaben, die nur in diesem Termin relevant sind, werden in de
  Mail der Buchungs- und Bestellbestätigung und in der Erinnerungsmail eingefügt.

Mitteilungen

ALLE Vorlagen zu Mitteilungen werden in diesem Bereich angezeigt und können direkt per Auswahl:

• bearbeitet werden
• gelöscht werden (löscht diese Vorlage komplett aus dem System)
• oder mittels Auswahl ein Versanddatum geplant werden

Ein Versandintervall kann nicht eingestellt werden.

Terminkategorienotizen

Sind interne Notizen, diese werden den Kunden nicht angezeigt.

Erinnerungen

Können 24 Stunden vor dem Termin (Vortag) versandt werden

• Erinnerung per E-Mail = Auswahl, ob Erinnerungen aktiv sind oder nicht 
• Erinnerung per SMS = Auswahl, ob Erinnerungen auch oder allein per SMS versendet werden sollen (mit Zusatzkosten verbunden)
• Erinnerungsart = Soll nur zum ersten Kurstag eine Erinnerung versendet werden oder zu jedem einzelnen gebuchten Tag

Videokonferenz / Webinar beta

Wir stellen Dir ein Tool für Videokonferenzen als Alternative für andere Anbieter zur Verfügung.

Soll dieser Kurstermin(e) als Onlineveranstaltung durchgeführt werden,
aktiviere das Tool mit der Angabe, wie viel Minuten vorher die Konferenz starten soll.

Alle eingebuchten Teilnehmer und Kursleiter erhalten einen persönlichen Link zur Videoschaltung.

Übersicht der Terminvorlagen

Aus der Übersicht der Terminvorlagen heraus kannst Du Einzel- und Mehrfachaktionen ausführen.

Einzelaktionen zu einer Vorlage sind:

• Bearbeiten = öffnet die Detaileinstellungen des Kurstermins
  
• Kopieren = kopiert den Kurstermin als Vorlage mit den Grundeinstellungen
• Löschen = ACHTUNG, ein Kurstermin kann nur gelöscht werden, wenn noch keine Buchung vorgenommen wurde
• Archivieren = nicht benötigte Vorlagen können ausgeblendet werden
• Wiederherstellen = aus dem Archiv wieder in der Hauptliste anzeigen
• Exportieren = die gewünschte Auswahl als CSV Exportieren
• Verschieben = Zeitraum in die Zukunft verschieben
• Absagen = einen Zeitraum Absagen

Mehrfachauswahl

Mittels Mehrfachauswahl in den Kästchen in der ersten Spalte kannst Du
unter Tools mehrere Kurstermine 
aktivieren oder deaktivieren.

Terminkategorien

Terminkategoriedetails

Status
Beim Erstellen des Termines kannst Du diesen Schalter vorerst auf inaktiv lassen. Später schaltest Du den Termin aktiv, damit er von Kunden gebucht werden kann. Nicht mehr zur Verfügung stehende Termine können jederzeit inaktiv geschaltet werden.

Farbmarkierung
Wähle eine Farbe für die Anzeige von gebuchten Terminen, so erkennst Du diese besser im Dashboard. 

Seite
Lege fest, auf welcher Deiner Seiten (Webseiten - Unterseiten) diese Terminkategorie angezeigt werden soll.
Beachte, die Seite sollte bereits angelegt sein und das Terminmodul auf dieser platziert. Andernfalls kann es sein, dass diese Seite nicht zur Auswahl steht.

Separate Detailseite
Eine separate Detailseite bietet sich an, wenn mehrere Terminkategorien auf einer Seite angezeigt werden. Bei Auswahl durch den Kunden öffnen sich die Details eines Termines auf der Terminhauptseite. Möchtest Du zu diesem Termin individuelle Webseiteninhalte veröffentlichen, erstelle vorab eine Unterseite mit dem Titel des Einzeltermins und positioniere dort das Terminmodul. Diese Seite kann mit weiteren zum Termin passenden Inhalten gefüllt werden.

Sortierung
Für die Listenansicht von Terminkategorien kannst Du die Reihenfolge der Anzeige festlegen. In der Übersicht kann diese Sortierung mittels der Pfeile ebenfalls geordnet werden.

Name
Benenne die Terminkategorie

Kurzbeschreibung
Die Kurzbeschreibung wird in der Listenansicht als Vorschau angezeigt.

Beschreibung
Die Beschreibung (Langtext) wird in den Termindetails als Reiter angezeigt.

Mahnwesen
Entscheide, ob das Mahnwesen, sofern Termine kostenpflichtig sind, für diese Kategorie greifen soll. 

Mahnlauf
Wähle, welcher der eingestellten Mahnläufe gültig ist.

Bilder

Zur visuellen Darstellung können Bilder zu dieser Terminkategorie hinzugefügt werden. Diese werden neben der Kurzbeschreibung angezeigt.

Dokumente

Angehängte Dokumente können nach Wahl in der E-Mail-Bestätigung nach Buchung automatisiert versendet werden, oder als Direktdownload auf der Webseite zur Verfügung gestellt werden.

Preisbox

Die Preisbox dient als Werbetafel, die mit dem Webseitenmodul Preise auf einer Seite platziert werden können. Vor dort gelangt der Kunde per Klick direkt in den Termindetails

Ansicht-Optionen

In den folgenden Optionen legst Du fest, was bei Einbindung des Webmoduls angezeigt werden soll.
Verwendest Du die Module mittels iFrame auf einer eigenen Webseite, auf der Bilder oder Texte positioniert sind, kannst Du einzelne Bestandteile deaktivieren.

• Terminkategoriebilder, -namen und Kurzbeschreibung anzeigen
• Beschreibung anzeigen   (in der Kundenansicht = mehr Details)
• Mitarbeiter anzeigen   (zeigt einen oder mehrere Kursleiter aus den Terminvorlagen)
• Wichtige Dokumente anzeigen   (stellt Dokumente zum Download bereit)
• Kundenmeinungen anzeigen (Kunden können Bewertungen im Freitext abgeben und nachlesen)

Meta

Die Meta-Angaben erleichtern Kunden, dein Unternehmen in der Googlesuche finden, die Anklickmöglichkeit.
In der Vorschau siehst Du, wie der Eintrag den Kunden angezeigt wird. In der Metabeschreibung sollten nicht
mehr als 100 - 160 Zeichen enthalten sein, da weitere nicht auf allen Endgeräten angezeigt werden.
Diese Einstellungen haben keinen direkten Einfluss auf das Ranking in Suchmaschinen.

Autom. Vergütung

Definiere die Stundenlöhne der Mitarbeiter, die aufgeführt sind.
Der Wert richtet sich nach 60 Zeitminuten = 1 Stunde.

Einstellungen

In den folgenden Einstellungen entscheidest Du um welche 

• Buchungsart es sich handelt = Anfrage oder direkt Termin
• Gastbuchung möglich = der Kunden muss keinen Login anlegen
• Rechnungsempfänger als Teilnehmer vorschlagen = bei Eltern, die ihre Kinder zum Termin anmelden, bitte deaktivieren
• Terminliste bei Buchung als PDF anhängen = Kunde erhält eine Terminliste als PDF mit der Bestätigungsmail
• Kalenderdatei bei Buchung anhängen = Kunde erhält eine Kalenderdatei zum Import der Termine in eigene Kalender

In der Kategorie zu Einzelterminen unter  --> Einzeltermine --> Bearbeiten --> Einstellungen.
Kannst Du einstellen, wer eine

zusätzliche E-Mail Benachrichtigung bei Abmeldung 

erhalten soll.