Alle mit ★ markierten Einträge beinhalten eine durchklickbare, visuelle Hilfe.

Angebote


Angebote erstellen

In der Angebotsübersicht werden alle über das System erstellten Angebote aufgelistet. 
Welche Spalten du angezeigt bekommen möchtest kannst du über den Button Spalten wählen.
Deine Einstellungen werden für alle folgenden Besuche gespeichert.

Angebote erstellst du manuell für Deine Kunden

das ist eine reine Backendanwendung

z. B. aus einem Beratungsgespräch heraus und kannst mehrere Positionen in diesem Angebot angeben.
Das Angebot kann also aus Kursen + Einzelterminen und anderen Positionen bestehen
und wird erst bei Aktivierung der Email Bestätigung an den Kunden versendet.


Deine Kunden

erhalten eine Mail mit dem PDF Anhang des Angebotes und können dieses mit einem
Klick direkt im Browser öffnen und wählen.
Eine einmal gewählte Option ist verbindlich und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Der Kunde kann nur das gesamte Angebot annehmen, es ist keine Auswahl von Postionen möglich.


Detailansicht von Angeboten

in der Detailansicht hast du in den oberen 3 Blöcken

  • Angebotsinformationen - Kundeninformationen
  • bei Annahme durch den Kunden - Informationen über eine erstellte Rechnung zu diesem Angebot
  • die angebotenen Positionen
  • und Informationen zum Mailversand des Angebotes

Aktionen in der Detailansicht



Angebot zurückziehen

Ein abgegebenes Angebot kann nicht gelöscht werden.
Ziehe ein Angebot zurück, was noch keine Kundenreaktion hat.

  1. Detailansicht eines Angebotes aufrufen
  2. ROTES Kreuz zum zurückziehen wählen

Lastschriften


Lastschriften - SEPA Einzug 

können bei gültiger Vereinbarung mit Deiner Bank und Deinen Kunden als Sammelzahlungen über die Bankschnittstelle
automatisiert werden.

Zahlläufe werden den Einstellungen nach (Finanzen - Zahlmethoden - Lastschriften
in regelmäßigen Abständen angestoßen. Alternativ kannst Du manuell einen

  1. Wähle das Forderungsdatum
    dieses kann auch in der Zukunft liegen, jedoch nicht zu weit, da die Banken erst an diesem Tag den Einzug vornehmen
    alle Forderungen bis zu diesen Datum werden mit eingerechnet
  2. Kontrolliere den Zahllauf
    mit Klick auf die Lupe kannst Du alle in diesem Zahllauf erfassten Buchungen sehen und prüfen ob bei allen die Bankdaten erfasst sind
    Lastschriften die nicht eingezogen werden sollen, können bis zu diesen Zeitpunkt noch entfernt werden
  3. Zahllauf abschließen
    Dies Aktion sendet optional an die entsprechenden Kunden die Benachrichtigung, dass in den nächsten Tagen eingezogen wird
  4. Daten an die Bank übertragen
    - bei verknüpfter Bank FinAPI = Datei wird automatisch übertragen = Status der Rechnungen ändert sich auf bezahlt
    (Kunden erhalten optional eine automatische Benachrichtigung = Zahlung erfolgt)
    - XML Dateien herunterladen und an die Bank übermitteln (Upload)

Forderungen bis zu einem Bestimmten Datum

In einem Zahllauf können Forderungen bis zu einem bestimmten Tag erfasst werden.
Zu beachten ist, dass die Banken diesen Tag als Buchungstag zählen.
Solltest Du für einem Zahllauf einen Tag in der Zukunft wählen ist das wie im folgendem Beispiel:

14 Tage Vorlauf,
dann werden alle in diesen Zahllauf ausgewiesenen Lastschriften
erst an diesen Tag in der Zukunft eingezogen.

Rechnungen


notwendige Funktion in 2020

Rechnungen automatisch korrigieren

Diese Funktion ist für alle Rechnungen deren Positionen sich auf
einen Leistungszeitraum mit den Steuersätzen 16% und 19% beziehen
oder die Rechnung vor Funktionsanpassung erstellt wurde.

Erstellt vor dem 30.06.2020 - Leistungszeitraum nach 01.07.2020 = 19% zu 16%
Erstellt vor dem 31.12.2020 - Leistungszeitraum in 2021 = 16% zu 19%

Vorgehensweise

  1. Finanzen Rechnungen aufrufen
  2. Spalte einblenden = MwSt. Korrigiert
  3. Zuerst unterste Auswahl = prüfen
    Es werden nach Prüfung nur noch Rechnungen anzeigt die korrigiert werden müssen.
    Das System prüft die Kriterien der Besteuerung in Relation zum Leistungszeitraum.
  4. alle markieren und über Tools = Rechnungen korrigieren
    Die Rechnungen werden korrigiert und die Positionen
    entsprechend der richtigen Besteuerung angepasst.

Empfehlung

Sind deine Endkunden Firmen oder Selbstständige
und Vorsteuer abzugsberechtigt, sende ihnen die Korrigierte Rechnung erneut zu.
Bei Privatkunden ist das nicht zwingend notwendig, wenn sich der Bruttobetrag
durch die Korrektur nicht verändert. (Preise in Brutto angegeben)
Die alte Rechnung verliert damit ihre Gültigkeit und sollte zwingend ausgetauscht werden.

Erledigst du deine Buchhaltung selbst und meldest die Umsatzsteuer
monatlich oder Quartalsweise selbst ans Finanzamt sendest du rückwirkend
die Korrektur für den Zeitraum oder lässt sie in die Jahresmeldung mit einfließen.

Bitte beachte die 2 Möglichkeiten welche sich abrechnungsrelevant massiv Unterscheiden

Gutschein als Rechnungsposition = Verkauf

  • es wird ein Verkaufsgutschein in der Rechnung angelegt und dem Kunden als Leistung verkauft
  • nach dem Speichern der Rechnung wird der Gutschein in der Gutscheinliste angelegt
  • die Zustellung der Gutschein PDF an den Kunden erfolgt erst nach Zahlungseingang

vorhandene Gutscheine anwenden

Das System erkennt bei Buchung durch den Kunden einen eingegebenen Gutscheincode des Kunde
und zieht den Wert des Gutscheines automatisch vom Rechnungsbetrag ab.

Wähle den bereits vorhandenen Gutschein aus der Auswahlliste
der Rechnungsbetrag wird entsprechend angepasst.





Bitte beachte, jede Veränderung der bereits erstellten Rechnung muss nach GOBD nachvollziehbar sein, es wird eine neue RG mit Versionsnummer erstellt. Alle Versionen einer Rechnung sind als PDF anrufbar.

Beispiele für nachträgliche Änderungen einer Rechnung bei der Versionen erstellt werden

Bitte beachte nur die letzte Version gilt für dich und den Kunden

Sollte eine Änderung einer Rechnung nach bereits erfolgter steuerrechtlicher Erfassung in der Buchhaltung erfolgen,
muss diese Buchung mit der erneuten PDF als Beleg korrigiert werden oder eine entsprechenden Gegenbuchung erfolgen.

Änderung der Positionen einer Rechnung

  • eine Rechnungsposition wird inhaltlich oder preislich geändert
  • eine Position wird hinzugefügt oder eine vorhandene gelöscht
  • eine Gutschrift aus einem ausgefallenem Tag wird vom System als Postion hinzugefügt

Änderungen in Bezug auf den Rechnungsempfänger

  • E-Mailadresse des Rechnungsempfängers war falsch und muss geändert werden
  • die Adresse des Rechnungsempfängers muss geändert werden

Eine Änderung der Kundendaten wie Adresse oder E-Mailadresse
wird NICHT automatisch in bereits erstellte Rechnungen übernommen.

Im Fall, dass die Änderung sich auf bereits erstellte Rechnungen angewendet werden soll bitte die Rechnungen
manuell bearbeiten und die Daten entsprechend anpassen. Es wird eine Version erstellt!

Variante A - Gutschrift

Der Kunde erhält eine Gutschrift im Kundenaccount
resultierend aus einem Storno durch die Auswahl

STORNO als intern verrechnet markieren = Gutschrift im Kundenkonto, wird bei neuer Buchung verrechnet.


Guthaben von Kunden anwenden

Das System erkennt bei Buchung durch den Kunden ein vorhandenes Guthaben und zieht dieses automatisch vom Rechnungsbetrag ab.
Bei manueller Anlage oder Bearbeitung der Rechnung wird dir das Guthaben eines Kunden angezeigt.
Wähle den einzusetzenden Betrag (voll oder anteilig), der Rechnungsbetrag wird entsprechend angepasst.


Variante B - Kundenrabatt

Du möchtest einem Kunden einen Treuerabatt oder Rabatt

für zukünftige Buchungen erteilen

  • Dauerrabatt = oder dem Kunden in seinem Datensatz einen Dauerrabatt hinterlegen

Variante C - nachträglich

Du möchtest einem Kunden Treuerabatt oder Rabatt für z. B. Mehrfachbuchungen

für seine letzte Rechnung erteilen

  1. RG im Bearbeitungsmodus öffnen
    Öffne in die Detailansicht der Rechnung und öffne den Bearbeitungsmodus der Rechnung.
    Den oberen Bereich Bearbeitung trotzdem freigeben und einzelne Postion rabattieren
  2. Gutschein = einen Gutschein erstellen und ohne die Postionen zu bearbeiten in der Rechnung anwenden

Beleg erstellen um Guthaben auszuzahlen

um ein Kundenguthaben auf NULL zu setzen und auszubezahlen gehe bitte wie folgt vor:

  • Rechnung öffnen
  • Position sonstiges auswählen
  • Text Auszahlung Kundenguthaben - Gutschrift
  • Betrag 0,00 €
  • dann öffnet sich die Abfrage nach der Verwendung von Gutscheinen oder Guthaben
  • den gewünschten oder ganzen Guthabenbetrag in Abzug bringen
  • bitte im Rechnungstext den Weg der Rückerstattung dokumentieren
  • Es wird eine Minusrechnung erstellt, damit ist das Kundenguthaben auf NULL
  • Finanzen Rechnungen aufrufen

Die Rechnung ist als Bezahlt markiert und der Vorgang somit beendet. Stelle sicher den Rückzahlungsnachweis 10 Jahre aufzubewahren.

Teilzahlungen von Kunden

Das System erkennt bei aktiver Bankschnittstelle die Zahlung zu einer Rechnung als Teilzahlung, sofern nicht der volle Betrag überwiesen wurde.

Bei manueller Erfassung einer Teilzahlung öffne den Bearbeitungsmodus der Rechnung.
Den oberen Bereich Bearbeitung trotzdem freigeben bitte unberührt lassen.





Rechnungsübersicht

In der Rechnungsübersicht werden alle über das System erstellten Rechnungen aufgelistet. 
Welche Spalten du angezeigt bekommen möchtest, kannst du über die Auswahl der Spalten wählen.
Deine Einstellungen werden für alle folgenden Besuche gespeichert.

Rechnungen werden in der Regel direkt erstellt

wenn ein Kunde eine Kursbuchung oder eine Terminbuchung über die Webseite vornimmt.


Manuelles Anlegen einer Rechnung

Du kannst aus der Rechnungsübersicht manuell eine neue Rechnung für einen Kunden anlegen.


Zu einer Rechnung kannst Du eine der folgenden Schnellaktion über AKTION wählen:

  • ansehen - öffnet die Rechnung in der Detailansicht mit allen Infos zu dieser Buchung,
    dort sind weitere Aktionen möglich
  • bearbeiten - öffnet die Rechnung im Bearbeitungsmodus
  • Zahlstatus bezahlt - setzt den Status auf bezahlt und sende dem Kunden eine autom. Nachricht
  • PDF-Rechnung öffnen - öffnet die Druckbare PDF

TOOLS erleichtern eine Schnellbearbeitung, ohne, dass einzelne Vorgänge aufgerufen werden müssen.
Ideal hier bei Mehrfachauswahl

  • Zahlstatus bezahlt
  • Zahlungserinnerung / Mahnung versenden
  • Rechnung erneut versenden
  • für DATEV exportieren
  • PDF Rechnungen exportieren
  • Tabelle drucken
  • als CSV Datei exportieren


Nutze die Exportfunktion für die Weiterverarbeitung der Daten in einer CSV Datei oder wähle die Druckoption.

Eine aufsteigende oder absteigende Sortierung ist über die Auswahl der Pfeile neben der Spaltenbeschriftung möglich.

Jede Spalte kann mittels eines Suchbegriffes gefiltert werden,
nach Eingabe des Suchbegriffes startet die Suche mit der Lupe.
Eine Filterung oder eine Suche beendest Du mit dem roten Kreuz.

Unter der Liste stelle ein wie viele von xy Rechnungen auf einer Seiten angezeigt werden.

Mahnungen


Übersicht der Mahnungen 

Diese Listenansicht zeigt alle versendeten Mahnungen mit Bezug zur Rechnung, zum Kunden den Ursprünglichen Rechnungsbetrag und dem Mahnbetrag.

Der Status gibt an ob die entsprechende Rechnung noch offen, bezahlt der storniert wurde.

Mit der Lupe kannst Du den entsprechenden Beleg der Mahnung als PDF aufrufen.

Mahnläufe verwalten

Ein Mahnlauf besteht aus mehreren Mahnstufen.
Das sind ein oder mehrere Zahlungserinnerungen und ein oder mehrere Mahnungen in zeitlicher Abfolge.

Zur Automatisierung der Mahnungen legst du zuerst die Stufen der Mahnläufe individuell fest.

Vorhandenen Mahnlauf anpassen

  1. Mahnlauf bearbeiten = es öffnet sich die Aufteilung der Stufen
  2. einzelne Stufe auswählen
    es öffnen sich die Details, diese können jeweils individuell angepasst werden:
  • Typ
  • Auslöser = Anzahl und Auswahl Tage oder Wochen
  • Fälligkeit = VOR oder NACH der sich aus der Rechnung ergebenden Fälligkeit
    Beispiel:
    ist die Fälligkeit der 1 Kurstag, und sollen VOR dieser Fälligkeit Zahlungseriinngerungen versendet werden, wähle VOR.
    Eine Mahnung kann dann NACH dem ersten Kurstag raus gehen.
    Ist Die Fälligkeit einen Tag nach Buchung, sollten NACH diesem Tag die ersten Zahlungserinnerungen versendet werden.

  • E-Mail Betreff
  • E-Mail Text = Texte in eckigen Klammern sind Platzhalter für automatisiert personalisierte Inhalte, bitte nicht entfernen.
Zu einem bestehenden Mahnlauf können weitere Stufen hinzugefügt werden.

eigenen Mahnlauf anlegen

Du kannst für verschiedene Angebote verschiedene Mahnläufe anlegen und deren Stufen selbst aufbauen.
Über Anlegen generierst du einen neuen Mahnlauf dem du eine eindeutige Bezeichnung vergibst.

In Deinen Angeboten als auch individuell pro Kunde kannst du jeweils entscheiden, welcher der angelegte Mahnläufe greifen soll.

Gutscheine


Gutscheine auf der Webseite zum Kauf anbieten

Mehrzweckgutschein = ohne MWST

ACHTUNG erst nach Zahlungseingang wirksam
  1. Status - AKTIV
  2. Vorlage - JA
  3. Empfängername / Gutscheinbezeichnung - Name des Gutscheines (auf der Webseite sichtbar)
  4. Gutschein-Code - wird vom System bei Kauf erstellt
  5. Typ - wenn leer entscheidet der Kunde den Kaufpreis - andernfalls einen Betrag vorgeben
  6. Verwendbar bei - entweder alle oder für ein Angebot eingrenzen
  7. Häufigkeit - EINMAL
  8. Befristung - kann gewählt werden

Einem Kunden einen Rabatt in Form eines Gutscheines vergeben

  1. Status - AKTIV
  2. Vorlage - NEIN
  3. Empfängername / Gutscheinbezeichnung - Name des Kunden
  4. Gutschein-Code - sollte nicht zu einfach sein uns sich aus Zahlen und Buchstaben zusammensetzen
  5. Typ - EUR bei einer Kundengutschrift aus Kulanz - % als einmaligen Rabatt
  6. Verwendbar bei - entweder alle oder für ein Angebot eingrenzen
  7. Häufigkeit - EINMAL
  8. Befristung - kann gewählt werden

Du kannst auch einen Gutschein für einen Rabatt einsetzen der während des Buchungsprozesse eingesetzt werden kann.

Beispiel Geschwisterrabatt = Gutscheincode
kombiniert mit Benutzerdefinierten Felder CheckOut: Teilnehmer.


Werbeaktionen mit Gutscheinen

  1. Status - AKTIV
  2. Vorlage - NEIN
  3. Empfängername / Gutscheinbezeichnung - Name der Werbeaktion
  4. Gutschein-Code - sollte nicht zu einfach sein uns sich aus Zahlen und Buchstaben zusammensetzen
  5. Typ - EUR oder %
  6. Verwendbar bei - entweder alle oder für ein Angebot eingrenzen
  7. Häufigkeit - UNBEGRENZT
  8. Befristung - kann gewählt werden

Gutscheine auf der Website zum Kauf zur Verfügung stellen

Mit dem Webseiten kannst Du in jeder beliebigen Seite (immer nur ein Modul pro Seite)
das MODUL (Module sind immer grau hinterlegt) Gutscheine
an Deiner Wunschposition einsetzen.


WICHTIG

  • bereits benutzte Gutscheine können nicht mehr gelöscht werden
  • der Gutscheincode kann nach dem ersten Speichern nicht mehr geändert werden
  • Beim Klick auf '5x benutzt' werden die Kunden aufgelistet, die den Gutschein verwendet haben

Ratenzahlungen


Ratenzahlungen

Bei größeren Beträgen kannst Du deinen Kunden Ratenzahlungen anbieten.

Die Einstellungen bei welchem Kurs diese zur Wahl stehen werden in den Kursoptionen vorgenommen. Dort bestimmst Du die Höhe der Mindestrate und der Ratenlaufzeiten. 

Beachte

dass der im Kurs angegebene Grundpreis in der Ratenberechnung aufgehen muss.
Eine Ratengebühr kann nicht berechnet werden, das System ermittelt immer aus dem Grundpreis und der jeweils gewählten Ratenanzahl die Teilbeträge. Zinsen oder Gebühren werden also nicht berücksichtigt und sollten kalkulatorisch in den Kurspreis einfließen.

Listenansicht Ratenvereinbarungen

Wiederhol. | Teilbetrag | Gesamtbetrag | Bezahlt | Status

Jede Ratenvereinbarung kann bearbeitet werden = Detailansicht.
Als Beendet markiert, wieder reaktiviert oder gänzlich storniert werden.

Detailansicht einer Ratenvereinbarung

Die folgenden fett geruckten Felder können während einer Laufzeit angepasst werden.
Bitte beachte, dass die Änderungen jeweils nicht Rückwirkend für erstellte Rechnungen gelten.

  • Status = beendet - laufend oder storniert
  • Kunde
  • Rechnungen = Verlinkungen zu allen aus der Vereinbarung generierten Rechnungen
  • Restlaufzeit
  • Datum der nächsten Rechnungsstellung
  • Betrag  
  • Rabatt  
  • Gutschein  
  • Guthaben  
  • Umsatzsteuersatz 
  • Rate
  • Zahlmethode 
  • Zahlweise 

Zahlung pausieren - verschieben

Soll eine folgende Ratenzahlungsrechnung nicht erstellt werden,
wähle die Aktion Verschieben. Die Auswahl erfolgt in Monaten und
verlängert die Ratenzahlungsvereinbarung um den gewählten Zeitraum.
(Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.)


Bereits erstellte Ratenrechnung stunden

Stundung einer bereits erstellten Ratenzahlungsrechnung
Aussetzen einer Rate = Verlängerung der Laufzeit.
(Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.)

Wenn eine Ratenrechnung gestundet wird, dann wird daraus ein Storno,
da diese Rechnung hinfällig wird. Der Vorgang Stundung verlängert die
Restlaufzeit im Ratenvertrag um einen Monat.


Vertrag beenden

Soll eine Ratenvereinbarung vollständig beendet werden = Vertrag bearbeiten und beenden.

Storno


Stornierungen

entstehen aus gestellten Rechnungen in folgenden Varianten:

manuelle Stornos

Rechnung wurde gestellt = Zahlung noch nicht erfolgt

  • RG wird ohne weitere Handlungen storniert = Fall abgeschlossen

oder

  • Stornogebühr wird erhoben = Neue RG über Gebühr wird erstellt

Rechnung wurde gestellt = Zahlung erfolgt

  • RG wird storniert = weitere Handlung notwendig
  • Auswahl vornehmen was mit evtl. entstandenem Guthaben passieren soll
    Status der Stornierung = noch offen (kann in den Einstellungen unter Finanzen festgelegt werden)

  • als zurückerstattet markieren = Betrag wurde durch dich an den Kunden ausgezahlt (Bank, Bar oder PayPal)
  • als intern verrechnet markieren = Gutschrift im Kundenkonto, wird bei neuer Buchung verrechnet
  • als Gutschein markieren = PDF mit Gutscheincode wird erstellt, kann vom Kunden bei einer Erneuten Buchung eingesetzt werden -  übertragbar

automatische Stornos

Kurstag Fällt aus (erstatten) = RG durch Kunden noch nicht bezahlt

(oder Lastschriftlauf noch nicht eingezogen)

Zahlung zur offenen Rechnung ist noch nicht erfolgt = ausgefallener Kurstag wird in bestehender Rechnung abgezogen
Zahlungsbetrag wird korrigiert = Rechnungsversion wird dem Kunden erneut zugestellt


Kurstag Fällt aus (erstatten) = RG durch Kunden bereits bezahlt

Zahlung ist erfolgt = ausgefallener Kurstag wird als offenes Storno erstellt.
Handlung notwendig - siehe Rechnung wurde gestellt = Zahlung erfolgt




Versicherungen


Eine Versicherung für Kursausfälle

bietet deinen Kunden einen erweiterten Service
und erspart dir das anwenden von Kulanzregelungen.


Zum anbieten von Versicherungen aktivierst du die Schnittstelle.

Dir wird direkt eine Agenturnummer zugewiesen und innerhalb weniger Tage werden dir die Vertragsunterlagen per Post zugesandt. Diese Versicherungsunterlagen sendest du unterschrieben zurück. In den Kurseinstellungen ordnest du den jeweiligen Kursterminen das Angebot der Versicherung zu. 

Idealer Weise passt du deine AGB´s an und teilst deinen Kunden mit, wie mit Erstattungen bei Kursausfall  bei Krankheit, Schwangerschaft, etc. (siehe Versicherungsbedingungen) umgegangen wird.


Ablauf

  1. ein Kunde bucht mit einem Kurs eine Versicherung über deine Webseite bucht,
  2. die Versicherungsprämie wird dem Kunden auf die Kundenrechnung aufgeschlagen
  3. der Kunde bezahlt den Mehrbetrag direkt bei dir
  4. Im Folgemonat stellt die ERGO Reiseversicherung AG dir eine Rechnung über die angefallenen Versicherungsprämien abzüglich deiner Provision aus.

Muster Versicherungsfall

  1. ein Kunde erkrankt während eines Kurses und kann einen bestimmten Zeitraum nicht mehr teilnehmen
  2. du markiert in der Teilnehmerliste KRANK
  3. es wird ein Versichungsschein für den Ausfall als PDF erstelle
  4. diesen Findest du im Kundenaccount bei den Teilnehmerdaten

Nachbuchen einer Versicherung

Möchte ein Kunde, der bereits einen Kurs gebucht hat nachträglich diesen Kurs versichern lassen,
ist das 30 Tage vor Kursbeginn und nur innerhalb von 3 Tage nach der erfolgten Kursbuchung möglich.

Solltest Du diese Nachbuchungen deinen Kunden auf der Webseite gesondert zu Verfügung stellen, kannst Du gern den HTML Code bei uns anfordern.

Bitte beachte, dass Buchungen die nicht im Zusammenhang
mit der ursprünglichen Buchung erfolgt sind,
nicht über die Systemautomatik behandelt werden können.


Stornieren einer Kursversicherung

Ein Storno einer Versicherung erfolgt 7 Tage vor Kursbeginn mit dem Storno einer Rechnung automatisch,
danach kann ausschließlich von der ERGO Versicherung das Storno vorgenommen werden.
Zu diesem Zweck steht der CSV Export zur Verfügung, aus der erstellten Liste bitte die zu stornierenden Verträge markieren und
an den Vertragspartner per Mail senden.

Kurse die bereits begonnen haben

können nicht über die Schnittstelle storniert werden,
bitte in solchen Fällen immer mit der ERGO in Verbindung setzen und eine Lösung finden.

Wir haben beim stornieren die Funktion Stornierung der Versicherung erzwingen hinzugefügt.
Die Position wird storniert, unabhängig davon ob die Schnittstelle die Stornierung akzeptiert oder nicht.



Bankkonto


Über die Bankschnittstelle werden KEINE Transaktionen in der Software gespeichert.

Es erfolge lediglich eine Auflistung der Transaktionen deiner Bankbewegungen.
Betrachte es als Schlüsselloch, durch das du auf die Bankbewegungen schauen kannst.


Die Verknüpfungen mit bestehenden Rechnungen sind temporär und dienen dem Abgleich von eigegangenen Zahlungen.
Seitens der Banken werden die Verbindungen in unbestimmten Abständen blockiert um einem Missbrauch vorzubeugen.

Wir benachrichtigen dich und du kannst die Schnittstelle einmal NEU verbinden. Dieser Vorgang hat keine Auswirkungen auf bereits abgeglichene Rechnungen, der Status bleibt wie bereits gesetzt auf bezahlt.

Die Verlinkungen in der Liste gehen allerdings nach dem neu Verbinden der Schnittstelle verloren.
Das ist kein Fehler. 


Automatischer Bankabgleich

Bei Aktivierung der Schnittstelle werden Zahlungseingänge 2x täglich automatisch oder durch manuelles Auslösen mit dem Ausgangsrechnungen abgeglichen.

Dieser Service ist derzeit für Banken in Deutschland und Österreich verfügbar.

Die Transaktionen werden rückwirkend bis zum Zeitpunkt deiner Registrierung in Deinem System ausgelesen und abgeglichen.

Zahlungseingänge (betrag grün) werden mit offenen Positionen im Bereich Rechnungen abgeglichen und automatisch zugeordnet. Der Status der Rechnung wird von OFFEN auf BEZAHLT gesetzt und der Kunde erhält eine Zahlungsbestätigung.

Voraussetzung ist die richtige Angabe des Verwendungszweckes in der Überweisung des Kunden.
Bitte aktiviere in der Bankschnittstelle den erweiterten Abgleich.


Manuelle Zuordnung

Es kann vorkommen, dass einzelne Zahlungen vom System nicht automatisch zugeordnet werden können.
In diesem Fall kannst du diese Zahlungen manuell offenen Rechnungen zuzuordnen.


Beträge die über andere Zahlungsdienstleister (PayPal, Klarna etc.) dem Bankkonto als Zahlungseingang gutgeschrieben werden werden nicht zugeordnet, da diese Zuordnung während einer Sofortbezahlmethode erfolgt.

Finanzen Einstellungen


Im Dashboard hast Du eine Kurzübersicht


  • Deines Jahresumsatzes
  • über Gesamtbuchungen
  • und den Betrag der offenen Posten

Das Finanzmodul ist neben der Kursverwaltung
ein administrativ starkes Tool um Dir Zeit zu sparen.

Folgende Aufgaben können Dir durch das Modul abgenommen werden:

  • Erstellung von Rechnungen
  • Prüfen von offenen Posten und Einhalten von Mahnfristen
  • Einfaches Stornieren von Rechnungen
  • Erstellen von Gutscheinen zu Direktkauf oder zu manuellen Vergabe
  • Ratenzahlungen anbieten und verwalten
  • Verwalten von Mitgliedschaften
  • Anbieten von kundenfreundlichen Bezahlmethoden
  • automatische Zahlungsläufe mit Lastschriften

Die Übersicht gibt Dir kleine Statistiken zu

  • Meist gebucht
  • Meist angesehen
  • Neue Kunden
  • Buchungen


Bankverbindung

Hinterlege Deine Bankverbindung, dies ist eine Pflichtangabe auf den Rechnungen. Deinen Kunden nutzen diese Angaben für den Zahlungsverkehr und für das Online Banking. Der auf den Rechnungen aufgeführte QR Code (nicht in allen Ländern verfügbar) ermöglicht es dem Kunden (sofern von seiner Bank unterstützt) mittels Scan des QR Codes direkt online bezahlen.

Bankschnittstelle

(nicht in allen Ländern verfügbar)

Zur idealen Nutzung der Software kannst Du mit der Bankschnittstelle (sofern diese von Deiner Bank über die FinAPI angeboten wird) automatisch offene Posten mit eingegangenen Zahlungen abgleichen lassen. Dafür werden Transaktionen von Deinem Bankkonto gelesen und mit den Daten von offenen Rechnungen verglichen. Wird vom System erkannt, dass für eine Rechnung eine Zahlung eingegangen ist, wird der Status der Rechnung auf Zahlstatus "bezahlt" gesetzt. Dies löst eine Zahlungsbestätigungsmail an den Kunden aus.


Steuern

Lege fest in welcher Form Du die Kundenpreise im System einpflegst. Bei Eingabe von Nettopreisen berechnet das System den Endpreis aus der jeweils gültigen Mehrwertsteuer. Netto + UST
Bei Eingabe der Kundenpreise in Brutto ist in diesem Betrag der Anteil der UST bereits enthalten.

Die folgenden Angaben sind ebenfalls Pflichtangaben für das Rechnungswesen und die Berechnung der Umsatzsteuer in den Kundenpreisen. Wir stellen die gesetzlichen Besteuerungsarten per Auswahl zur Verfügung. Die hier eingestellte Steuerart greift in allen Kursen und Terminen. Hast Du einige Angebote die einer anderen Besteuerungsart unterliegen, hinterlegst Du diese bei den jeweiligen Angeboten.


Bezahlmethoden

Aktiviere eine oder mehrere der zur Verfügung stehenden Zahlungsmethoden. Bei Zahlung vor Ort können die Kunden in Bar oder mit Karte über ein Kartenlesegerät zahlen. Rechnung wählst Du, wenn die Kunden eigenständig überweisen. Alternativ kannst Du Lastschriften einziehen. Hierzu benötigst Du eine Vereinbarung mit Deiner Bank und eine Gläubiger ID.

Weiterhin stellen wir Schnittstellen zu Zahlungsanbietern Klarna - Pay Pal und Stripe zur Verfügung.
Mit diesen Anbietern gehst Du einen gesonderten Vertrag ein.


Einstellungen

Zusätzlicher Infotext auf der Rechnung   

Du kannst einen zusätzlichen Text im unteren Bereich der Rechnung hinterlegen.
Dieser wird auf allen Rechnungen angezeigt. 

Standard Fälligkeit 

Die Standardfälligkeit gibt an, nach wie viel Tagen optional
zum Tag des Kursbeginns oder ab dem Tag der Buchung,
eine Rechnung zur Zahlung fällig wird. 

Stornierungsgebühr

Ist in Deinen AGB eine feste Stornogebühr geregelt hinterlege diese bitte hier. Individuelle Gebühren nach Stufen können bei jeder einzelnen Stornierung festgelegt werden.

Die Standardaktion bei einer Stornierung legt fest, wie mit einem eventuellem Guthaben verfahren wird

Beispiele

Ein Kunde hat sich entgegen der Buchung dazu entschieden nicht am gebuchten Angebot teilzunehmen.

  1. Der offene Betrag wird noch geschuldet. Wenn die Rechnung storniert wird, muss nichts erstattet werden. Der Vorgang ist damit geschlossen.
  2. Der Kunden hat die Rechnung beglichen, der Betrag (voll oder anteilig) muss erstattet werden.

Die Einstellung als noch offen markieren erlaubt nach jedem Storno eine Individuelle Entscheidung. Mehr dazu unter Stornierungen.


Zahlmethode Rechnung beschränken 

Werden mehrere Zahlungsmethoden dem Kunden zur Auswahl gestellt, kann festgelegt werden, dass eine Bestellung auf Rechnung nur bis zu einem bestimmten Tag vor Kursbeginn getätigt werden kann.
Unter Berücksichtigung der Standardfälligkeit (Zahlungsfrist) kann hier eine sinnvolle Kombination der Vorausskasse eingestellt werden.

Ratenzahlungen   

Der Intervall der Ratenzahlungen gibt an wie viele Tage vor dem Buchungstag die Ratenrechnungen erstellt werden sollen. Bitte beachte, dass bei Lastschriften ebenfalls Stichtage hinterlegt werden. Damit Ratenrechnungen und damit verbundene Zahlläufe aufeinander abgestimmt sind stehen mehrere Tage zur Auswahl.


Nachricht an Betreiber im Buchungstunnel anzeigen?

Wenn aktiv, wird im Buchungstunnel unter dem Schritt 3 ein Textfeld angezeigt,
wo Kunden Mitteilungen zur Buchung hinterlassen können.


Zahllink in Bestellbestätigungs-E-Mail anzeigen?

Sofern die Rechnung nicht bereits bezahlt wurde und
Direktzahlungsmethoden hinterlegt sind (z.B: Sofortüberweisung, Paypal, etc),
wird in der Bestellbestätigungs E-Mail ein Link zum bezahlen hinzugefügt.

Der Kunde kann nach Erhalt der Mail über diesen Link eine andere Zahlmethode wählen.


Zusätzlicher Hinweistext auf Rechnungen

Dieser wird auf ALLEN Rechnungen angezeigt.