Systemmails


Versendete Mails

Diese Übersicht zeigt alle vom System automatisch und manuell versendeten Mails an Deine Kunden. Jede Spalte kann mittels eines Suchbegriffes gefiltert oder Sortiert werden. Mails die außerhalb des Systems, über Outlook, Mozilla, Thunderbird oder einen andern Mailclient versendet wurden, sind in dieser Auflistung nicht zu finden.


E-Mail Vorlagen

Bei vielen automatischen Vorgängen werden vom System Mails versendet. Je nach Art der Information können diese an verschiedene Empfänger gehen. Interne Mitteilungen werden je nach Einstellung an Dich oder Deine Mitarbeiter versendet.

Bestätigungen und Benachrichtigungen zu Kursen werden an Kunden oder Mitgleder versendet. In diesem Bereich findest Du alle Vorlagen für diese automatischen Mails.

Jede Vorlage kann von Dir individuell angepasst werden

Bitte beachte, die Angaben in eckigen Klammern [......] 

Platzhalter

sind für Daten die automatisch eingefügt werden wie
Name [first_name] [last_name]
Rechnungsnummer [order_no]

Dabei können in der jeweiligen Vorlage nur die im unteren Bereich
zur Verfügung stehenden verwendet werden.

Nachdem Du Textanpassungen vorgenommen hast erkennt das System nach dem Speichern,
dass es eine Neue Version der Vorlage gibt und verwendet ab sofort diese in einem automatischen Prozess.
Eine EIGENE Vorlage kann jederzeit gelöscht werden, das System greift dann auf das Original zurück.


Benutzerdefinierte Felder


Benutzerdefinierte Felder

Mit diesen Feldern kannst du in bestimmten Formularen
die Standardangaben um deine individuellen Abfragen ergänzen:

im Checkout (Buchungstunnel)

  • Kundendaten (Stammdatenwerweiterung)
  • Teilnehemerdaten (Angaben zum Teilnehmer der Kurse Hund - Kind -  etc.)
  • Bestellübersicht (Zusammenfassung) 

im Kontaktformular


Pflichtfeld
Entscheide ob das von dir angelegte Formularfeld eine
Pflichtangabe ist oder vom Kunden optional beantwortet
oder ausgewählt werden kann.

Beachte bitte, dass ein Pflichtfeld von jedem Deiner Kunden beantwortet werden kann,
da bei Nichtbeantwortung der Buchungsprozess nicht abgeschlossen werden kann.

Eine Eingabe ist zwingend erforderlich, ein einfaches "weiter" reicht nicht aus, um weiterzukommen

Hier kann jetzt festgelegt werden, ob das Feld mit bereits gespeicherten Daten vorausgefüllt werden soll oder ob der Kunde die Angaben jedes mal neu ausfüllen muss.


Feldtypen

Folgenden Feldtypen stehen zur Verfügung:

Auswahlfeld
Ein Auswahlfeld = Einfachoption
gibt für einen Wert (Name des Feldes) an
ob die Auswahl zutreffend ist der nicht.
Ähnlich einer Ja - Nein Auswahl.

Vorausgewählt
Dieses Feld kann als bereits geklickt markiert werden.
Achtung unter bestimmten Bedingungen kann eine Vorauswahl ohne dass der Kunde
dies selbst bestätigt rechtliche Folgen haben. Bsp. bei einer Zustimmungserklärung.


Optionsfeld
Ein Optionsfeld = Mehrfachoptionen
bietet dem Kunden eine Auswahl aus
mehreren Werten (ohne Limit).
Der Kunden kann sich für EINE Option entscheiden.


Eingabefeld
Ein Eingabefeld kann dem Kunden zur Verfügung gestellt
werden um die einzeilige Antwort auf eine offene Frage zu hinterlassen.

Zusätzlich zum Hilfstext kann ein Eingabehinweis erstellt werden,
der im Feld grau hinterlegt erscheint.


Textfeld
Das Textfeld hat die gleichen Eigenschaften wie das Eingabefeld,
in diesem Kann jedoch ein ganzer Textabschnitt verfasst werden.
Das bietet sich für mehrzeilige Angaben von Kunden an.


Dropdown
Ein bietet wie das Optionsfeld
bietet dem Kunden eine Auswahl aus
mehreren Werten (ohne Limit).
Der Kunden kann sich für EINE Option entscheiden.
Das Dropdownfeld ist platzsparender als das Optionsfeld.
Dem Kunden werden die Auswahlmöglichkeiten mittels
Klick in einer aufklappenden Liste angezeigt.

Umfragen


Umfragen

Mit Umfragen kannst du Informationen mittels Auswahlfeldern von Kunden einholen.

Beim Anlegen einer Umfrage kannst Du entscheiden ob diese
den Kunden (allen mit Login) im seinem Kundenaccount angezeigt wird.

Eine geschlossene Umfrage kann einem Kunden weiterhin angezeigt werden,
jedoch kann er hier keine Auswahl mehr treffen. Eine getroffene Auswahl 
wird als "gezählte Stimme" gewertet und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

Offene Umfrage - Ansicht Kunde


Beantwortet Umfrage - Ansicht Kunde


Geschlossene Umfrage - Ansicht Kunde


Beantwortete Umfrage - Deine Ansicht 

in der Tabelle siehst du die Tendenz

unter Aktion -> Details



Standorte


Anlegen von Standorten

Lege für jeden Veranstaltungsort einen Standort an.
Du kannst für jeden Standort festlegen ob dieser Variabel oder ein fester Standort ist.

Alle Einstellungen zu Standorten zzgl. Kursleitern und Kursen an diesem Standort werden bei Verwendung des WEB-Moduls Standorte in den Details angezeigt.

Variable Standorte
eigenen sich für Onlineveranstaltungen oder für Angebote mit verschiedenen
Treffpunkten. Die jeweiligen Daten stellst Du den Teilnehmern in einer gesonderten Mail oder mittels
jeweiligen Zusatztest im Kurs- oder Einzeltermin mit. Dieser (additional Text) wird dem Kunden
mit der Bestätigungsmail zugesandt.

Feste Standorte
sind Adressen von Gebäuden in denen deine Angebote stattfinden. Bei einer festen Adressen 
erkennt das System durch die Angabe des Bundeslandes welche Feiertage und Ferien
in dieser Region gelten.


Öffnungszeiten
Hinterlege deine Öffnungszeiten. Gehört der Standort dir nicht und du mietest dich dort ein,
beachte, dass es um die Zeiten geht, zu denen deine Angebote an diesem Standort angeboten werden,
nicht um die Öffnungszeiten des Vermieters.


Schließzeiten

definierst du an welchen dieser Tage keine Zeiten für Angebote erstellt werden.
Zusätzlich kannst Du eigene Schließzeiten wir Urlaube oder andere freie Tage hinzufügen.
Der Titel der Schließzeit ist bei Einzelterminen für den Kunden sichtbar.


Bilder - Dokumente - Optionen
Du kannst zu jedem Standort ein oder mehrere Bilder und Dokumente hinterlegen.
Vor dem Speichern bitte darauf achten, dass der Upload vollständig ist.
Bei Dokumenten kannst du entscheiden ob diese bei einer Buchungsbestätigung per
Mail an den Teilnehmer versendet werden oder direkt auf der Webseite zum Download bereit stehen.
Unter Optionen kannst Du wählen welche Kundenbewertungen zu diesem Standort angezeigt werden.


Zeiterfassung


Zeiterfassung

Es wird unterschieden zwischen
automatischer und manueller Zeiterfassung.

In der Übersicht gibt die eine Kurzauskunft zu aktuellen Werten
mit Vergleichen zur vorherigen Zeiträumen



In der Tabelle siehst du alle erfassten Zeiten von Mitarbeitern.
Jede Spalte kann gefiltert oder sortiert werden.

automatische Zeiterfassung

Um die die automatische Zeiterfassung zu nutzen


1. aktiviere
diese unter /admin/courses/settings/

2. Stundensätze hinterlegen

Kursbezogen

Unter Übersicht Kurse -> Kurs Bearbeiten -> Zeiterfassung
können zu den eingetragenen Kursleitern
entsprechende Vergütungssätze eingetragen werden.

Definiere für diesen Kurs die Stundenlöhne der unten stehenden Mitarbeiter.

Die Eingabe der Löhne kann in Minuten erfolgen. Bitte beachte, dass der jeweilige
Berechnungszeitraum zugrunde gelegt wird. Es kann zu Rundungsdifferenzen kommen!!

Bsp.:
25,00 € für 45 Minuten entspricht einem Stundensatz von 33,3333 €.

Globale Stundensätze
Allgemeine Vorlagen für die manuelle Zeiterfassung
legst du für das Unternehmen hier fest /admin/configs/#employees

personenbedingte Stundensätze
direkt im Datensatz des Mitarbeiters.

Bitte beachte, dass Änderungen nur bei zukünftigen Zeiterfassungen
berücksichtigt werden.

3. Nach Ablauf eines Tages
werden die Trainerstunden der jeweiligen Kursleiter
automatisch in die Zeiterfassung übertragen.

Checkt sich ein Kursleiter aus einem mit ihm geplanten Kurs aus.
Werden die Zeiten nicht automatisch erfasst.
Sollte es vorkommen, dass ein Kursleiter nicht ausgecheckt wurde und
seine Zeiten sind fälschlicher Weise erfasst,


Manuelle Zeiterfassung

Die manuelle Zeiterfassung kann von Mitarbeitern, sofern ihnen das
Recht über die Rolle zugeteilt wurde oder Vorgesetzten
direkt über die Tabelle vorgenommen werden.

Dem Mitarbeiter der seine Zeiten selbst erfasst kann das Recht
der Bearbeitung oder des Löschen erteilt oder genommen werden.

Voraussetzung ist, dass globale oder Personenbezogene Stundensätze
im System hinterlegt sind. (siehe oben).

Mitarbeiter


Mitarbeiter ist gekündigt

Ein gekündigter Mitarbeiter darf keine Rechte mehr für die Adminebene haben.

Um diese zu entfernen LÖSCHEN Sie den Mitarbeiter aus der Übersicht.
Die Personendaten werden nicht entfernt sondern auf den Status eines Kunden
ohne Mitarbeiterrechte zurück gesetzt.

Mitarbeiter sollten nicht mit einer Privat-Email angemeldet sein

Mit einer Domain über unser System oder alternativ über den Anbieter der Domain können
echte Mitarbeiter-Mailadressen angelegt werden. Sollte dies nicht möglich sein kann einem Mitarbeiter
dennoch der Login mit einer virtuellen Emailadresse angelegt werden, das Passwort wird ihm dann manuell 
erteilt, da er das Postfach nicht real abrufen kann.

Die Mitarbeiter können sich dann einloggen und alle Funktionen wir gehabt nutzen.

Anlage von Mitarbeitern

Ein Mitarbeiter ist generell im System als Person hinterlegt.
Personen können Kunden oder Mitarbeiter mit oder ohne eigenen Login sein.

Es gibt folgende Wege einen Mitarbeiter anzulegen

  1. Eine Person ist bereits als Kunde angelegt,
    im Kundendatensatz kann diese Person als Mitarbeiter aktiviert werden.
    Es öffnet sich die Mitarbeitermaske, weiter gehts im nächsten Schritt

  2. in der Maske Mitarbeiter neu anlegen entscheidest du,
    ob ein Mitarbeiter den Vollzugriff wie ein Administrator erhalten soll
    oder ein anderes Recht aus den erstellen Gruppenrechten.

Weiterhin legst du fest ob bei einem Mitarbeiter einer der
folgenden Merkmale zutreffend ist

  • Mitglied = kann bestimmte Angebote zu einem festgelegten Staffelpreis erwerben
  • Kursleiter = kann in Kursterminen zugewiesen werden und wird den Kunden als Trainer angezeigt
  • auf der Teamseite anzeigen

Ergänzend kann eine Kategorie festgelegt werden unter der ein Mitarbeiter auf der Teamseite 
eingeteilt wird. Der Kunde kann sich auf der Teamseite durch die verschiedenen Kategorien filtern.

Die Position eines Mitarbeiters kann optional angegeben werden und
wird in der Übersicht der Teammitglieder angezeigt.

Zwingend ist die Eingabe einer Mail und eines Passwortes, dies dient der eindeutigen Zuordnung.
Ein Passwort kann manuell vergeben werden oder automatisch erstellt werden, das erstellte Passwort
entspricht den Passwortregeln. Das Passwort kann dem Mitarbeiter direkt nach
dem Speichern zugesendet werden. Jeder Mitarbeiter mit einem Login kann
sein eigenes Passwort jederzeit ändern.

Die Personendaten
sind selbsterklärend, dabei sind Felder mit einem Sternchen Pflichtfelder.
Unter öffentlich angezeigter Name kannst du individuell Festlegen unter
welchem Namen Kunden diesen Mitarbeiter sehen sollen. Hier kursiv dargestellte
Angaben werden nicht öffentlich angezeigt. In der Beschreibung zu einem Mitarbeiter
kann der Kunde auf der Teamseite im Detail einer Person mehr Informationen erlesen.

  • Anrede *
  • Titel   
  • Vorname *
  • Name *
  • öffentlich angezeigter Name = individuelle Anzeige
  • Telefon 
  • Mobil   
  • Geburtsdatum
  • Beschreibung 

Löhne
Bei Nutzung der Zeiterfassung können die Angaben Sozialversicherungs- und Krankversicherungsnummer
ergänzt werden. Diese werden auf den Ausdrucken zum Stundenkonto ausgegeben.

Unternehmen


Wichtige Informationen legst du in den folgenden Reitern an

  • Inhaber
  • Rechtliches
  • Stundenlöhne
  • E-Mail Empfänger
  • Einstellungen

WICHTIG
Deine AGB fügst Du als Text ein.

Bitte beachte folgendes:

Formatierungen
werden ggf. nicht oder nicht wie bisher abgebildet.
Wir empfehlen einen unformatierten Text einzufügen und die Formatierung
mittels WYSIWYG Editor vorzunehmen.

Passe die ABG gegebenenfalls an
da es evtl. Abweichungen zu Deiner bisherigen Verwaltungsart geben kann.
Bsp.: Einen "Anmeldebogen" wird es nicht mehr geben,
da sich alle Kunden in Zukunft direkt online anmelden werden.

Das Impressum

wird automatisch erstellt und mit deinen Angaben in den Feldern aktualisiert.
Alternativ kannst Du ein eigenes Impressum anlegen in dem du die
entsprechende Auswahl bestätigst.

Widerrufsbelehrung

Hinterlege für deine privaten Endkunden = Verbraucher
die Widerrufsregeln. Siehe: Widerrufsrecht nach §§ 312g und 355

Die Datenschutzbestimmungen
haben wir für dich bereits erstellt. Sie entsprechen allen gesetzlichen Vorschriften unter Angabe der verwendeten Schnittstellen. Diese wird nach dem Aktivieren Deines Accountes angepasst erstellt.


Löhne

Die hier erstellen Stundenlöhne dienen als globale Vorlage für
die manuelle Zeiterfassung der Mitarbeiter.
Zusätzlich lassen sich individuelle Stundenlöhne
direkt zu jedem Mitarbeiter erstellen.

Diese werden dann in den Kursen oder Terminen verknüpft.


E-Mail

Seiten E-Mail

ist die Hauptemailadresse Deines Unternehmens. Diese E-Mail Adresse wird zur Aussendarstellung verwendet wie z.B. als Kontaktmöglichkeit auf deiner Webseite oder in den PDF-Dateien.

Absender E-Mail

Diese E-Mail Adresse wird bei jeder vom System versendeten E-Mail als Absender verwendet. Wichtig! Hinterlegst du nachfolgend ein SMTP Konto, verwende hier bitte unbedingt die dazugehörige E-Mail Adresse!


SMTP Zugangsdaten

Um einen reibungslosen E-Mail Versand zu gewährleisten, empfehlen wir die E-Mails über einen gültigen SMTP-Server der Absender E-Mail Adresse zu versenden. Dadurch wird vermieden, dass E-Mails die über die Webseite versendet werden, als Spam eingestuft werden.
  • SMTP Host = Emailserver: mail.kurs.software (wenn bei uns gehostet - andernfalls Daten beim Anbieter erfragen)
  • SMTP Benutzername = Deine Emailadresse
  • SMTP Passwort = Das ist das Passwort der Emailadresse

    Email-Empfänger

    Entscheide wer die Benachrichtigungen für die jeweiligen Informationen
    aus dem Systembereichen erhalten soll.


    Einstellungen

    Sind Deine Kunden ausschließlich Firmenkunden kannst du das aktivieren.
    Der Firmenname wird bei den Kundenangaben dann zum Pflichtfeld.

    Im letzten Reiter entscheidet Du die Zeitspanne in der das System die Seite
    schließt, nach der ein Benutzer untätig war. In diesem Falle ist ein neuer Login erforderlich.

Emailkonten


Oben rechts öffne die Einstellungen und dort findest Du die Filterregeln
https://webmail.kurs.software/

Urlaubsbenachrichtigung = Autoresponder

Wähle + Filter hinzufügen und die folgenden Schritte

  • Der Regel einen Namen geben
  • Nach Bedarf eine Bedingung setzen
  • die gewünschte Aktion wählen = Urlaubsbeanchritigung

Über die Tage wird geregelt, dass erst nach diesen Tagen ein erneuter Autoresponder verschickt wird,
wenn der Kunde bereits einen erhalten hat.

Beispiel:

  • Eingestellt sind 2 Tage
  • Ich schicke dir eine E-Mail und bekomme einen Autoresponder
  • Ich schicke dir 1 Tag später nochmal eine E-Mail und erhalte keinen Autoresponder
  • Ich schicke dir am 3. Tag nochmal eine E-Mail und erhalte erneut den Autoresponder

Andere Aktionen

  • Verschieben nach = Mail wird nach Erkennen der Regel in einen gewünschten Zielordner verschoben
  • Weiterleiten = Mail wird nach Erkennen der Regel an eine Ziel-Mailadresse weitergeleitet.
  • Ablehnen = wenn Emails eines bestimmten Absender nicht gewünscht sind

Mailkonten einrichten

Mailkonten kannst Du für bestimmte Vorgänge oder Mitarbeiter im Unternehmen anlegen.
Erstelle ein Mailkonto unter Angabe des Namens oder der Bezeichnung (Kleinschreibung)
und vergib ein Passwort. Beachte die Passwortregeln um die Sicherheit zu gewährleisten
und einen Fremdzugriff zu vermeiden.


Weiterleitungen & Catch-All

Unter Weiterleitungen kannst Du für alle Mails die an nicht-eindeutig@deine-domain.de
gesendet werden in einem Sammelkonto "auffangen".

Beispiel

Ein Kunde möchte eine Mail an Dein Unternehmen schreiben und vertippt sich bei der Bezeichnung vor dem @. Diese Mail kann keinem Konto eindeutig zugeordnet werden und würde dem Kunden als nicht zustellbar zurückgesendet werden. Mit der Einstellungen des Sammlers kommt jede Mail an und kann zu einem Zeitpunkt Deiner Wahl geprüft werden ohne dass die anderen Konten angesprochen werden.

  1. Erstelle unter E-Mail Konten ein Konto mit der Bezeichnung sammler@deine-domain.de.
  2. Lege das catchall@deine-domain.de an und gibt den Sammler als das Ziel der Umleitung an.

Du kannst die Umleitung natürlich auf jede andere Mailadresse Deiner Wahl legen.


in den Folgenden Bereichen erfährst Du auf welchen Wegen Du deine Mailkonten abrufen kannst

  • Webmail = Abruf der Mails im Browser mit geschützten Login
  • IMAP - POP3 - SMTP = Daten für den Abruf der Mail über Mail Clients
  • Microsoft Exchange

In einem Email Client gibst Du zum Abrufen der Mail folgende Daten ein,
dabei ist die Mailadresse immer der Benutzername.

Mitarbeiter Abwesenheiten


Neben der Liste der Abwesenheiten die auch als CSV zur weiteren Verarbeitung exportiert werden kann gibt es die Kalenderansicht. Die Mitarbeiterfarbe legst Du in direkt in den Mitarbeitereinstellungen fest.


Mitarbeiter Abwesenheiten


Abwensenheit erfassen

Mitarbeiter = wenn von Admin erfasst
Grund = bitte wähle einen der Hinterlegten Gründe
Zeitraum = einen Datumsbereich festlegen
Uhrzeit = von bis oder alternativ
Ganztägig = keine Eingabe der Zeit erforderlich 

Von Kurstage / Termine auschecken = soll der Mitarbeiter von ihm zugewiesenen Terminen entfernt werden? Achtung hier Vertretungsregelung klären

Sofern es keine Vertretungsregelung gibt
Kurstage / Termine absagen 

Gruppenrechte


Rechtevergabe bei Mitarbeitern

Vor der Anlage von Mitarbeitern ist es Sinnvoll die Gruppenrechte einzustellen.

Mit der Rechtevergabe sicherst du in welche Bereiche der Software
ein Mitarbeiter Einblick hat und welche Funktionen er nutzen kann.
Beim Anlegen vergibst du einen Namen aus dem hervorgeht
um welche Rechtestufe es geht, z. B. Office oder Kursleiter.


ACHTUNG
Ein Mitarbeiter kann nicht in einer Kundengruppe UND in einem Gruppenrecht zugewiesen sein.
Es ist eine Einmalvergabe.


249 Rechte

Die Aktivierung aller Rechte entspricht dem Vollzugriff.
Je nachdem was ein Mitarbeiter in welchem Bereich darf kannst du
mit allen aktivierten Rechten oder deaktivierten Rechten beginnen.

Startest Du mit aktivierten Rechten, gehe Bereich für Bereich durch
und entscheide was ein Mitarbeiter eher nicht sehen oder bearbeiten kann.

Die andere Vorgehensweise ist dem Mitarbeiter einzelne Rechte zu erteilen.

Um zu überprüfen welche Auswirkungen eine Änderung hat
weise später einem angelegten Mitarbeiter das erstellte Recht zu
und nutze die Funktion Identität des Mitarbeiters annehmen.