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Zertifikate


Zertifikate 

sind Vorlagen zur Erstellung von Seriendokumenten, wie z. B.

  • Teilnehmerbescheinigungen
  • Krankenkassenbescheinigungen
  • Nachweise für externe Stellen
  • Urkunden
  • Anschreiben an Kunden
  • uvm.

Aus dieser Übersicht erstellst Du eigene Vorlagen und kannst bestehende
bearbeiten oder für weitere Versionen kopieren.

Über die Lupe wird eine Muster PDF als Vorschau erstellt.


Vorlagen Editor für Zertifikate

In diesem Bereich kannst Du kreativ tätig werden.
Nimm Dir zur Erstellung einer Vorlage etwas Zeit.

Auf der linken Seite hast Du Einstellungen für die folgenden Designelemente,

Text | Linien | Bilder | Rahmen

Um ein Designelement im Dokument zu platzieren, halte es mit der rechten Maustaste
gedrückt und ziehe es an die richtige Position im Dokument.

Ist ein Designelement platziert, hast Du folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Der Vereinfachung halber gehen wir hier nur auf die Besonderheiten ein,
die für die Erstellung sehr hilfreich sind
.


Text

Den Inhalt eines Textfeldes bestimmst Du im Eingabefeld und den Parametern, die unter den drei Punkten zu finden sind.

Du kannst in einem Textfeld einen Fließtext schreiben und diesen mit Parametern kombinieren.

Parameter sind Platzhalter für Angaben aus dem System, diese geben an, mit welchen Daten die Vorlagen beim Generieren von Zertifikaten gefüllt werden soll. Ähnlich wie die Platzhalter in Seriendokumenten (WORD). Die Auswahl erfolgt über die Liste der möglichen Parameter.


Bild

Den Inhalt für das Bildelement wählst Du über Datei auswählen.


Die folgenden Angaben sind WICHTIG für genormte Vorlagen
oder Vordrucke von externen Stellen.

Ein hilfreiches Tool zur Umrechnung von cm in PX findest Du hier.
(Bitte 72 dpi Bildschirm verwenden)

Position (x, y) in Pixeln

X = Abstand vom linken Seitenrand
Y = Abstand vom oberen Seitenrand


Größe (Breite, Höhe) in Pixeln

Breite = Größenverhältnis horizontal auf dem Blatt
Höhe = Größenverhältnis vertikal auf dem Blatt

Für jedes Element kannst Du die Maße des Originales in Pixel umrechnen und so
ganz gezielt vorgegebene Vordrucke abbilden.

Zertifikate

(oder andere Serienvorlagen) werden über AKTION - Zertifikate generieren erzeugt.

Nach Auswahl öffnet sich ein Fenster zu der Auswahl der möglichen Vorlagen
und der Auswahl der entsprechenden Teilnehmer.

Gegebenenfalls kannst Du die Auswahl der Teilnehmer, denen kein Dokument zusteht, entfernen.
(Achtung, bei Dauerkursen kann die Liste sehr lang sein, da alle im Kurs eingebuchten Teilnehmer zur Auswahl stehen
eine Überarbeitung der Funktion steht bereits auf der Wunschliste.)


Du kannst alle Zertifikate herunterladen oder direkt per Mail an die Kunden versenden. 

Alle per Mail versendeten Dokumente werden automatisch im Kundenaccount unter Dokumente
hinterlegt und stehen dem Kunden dauerhaft als Download zur Verfügung.

Benutzerdefinierte Felder

können auch in Zertifikaten abgebildet werden.
Kontaktiere dazu bitte den Support mit der Angabe des Feldes
und der Position in der Vorlage.

Warteliste


Folgende Aktionen sind möglich

  • Buchen = Teilnehmer wird zu einem Kurs hinzugefügt
  • Bestätigungsmail = wenn noch nicht versendet, kann der Versand noch mal neu ausgelöst werden
  • bearbeiten = die Auswahlkriterien können noch mal angepasst werden
  • löschen = der Teilnehmer wird aus der Warteliste gelöscht (es erfolgt keine Nachricht an den Kunden)

Einträge in die Warteliste

können auf mehreren Wegen stattfinden

Automatischer Eintrag in die Warteliste

erfolgt, wenn in den Einstellungen zum Kurstermin die Warteliste aktiviert ist und ein Kunde sich
in einem ausgebuchten Kurs eintragen möchte.
Eintrag = verbindliche Willenserklärung eines Kunden, an diesem Kurs teilzunehmen.

Je nach Kursangebot kann der Kunde zwischen Tagen und Uhrzeiten wählen
zu denen er in mögliche frei werdende Plätze eingebucht werden kann.

Manueller Wartelisteneintrag

Erfolgt durch einen Mitarbeiter unter Kurse - Warteliste


Teilnehmer in einen freien Platz einbuchen

Die Reihenfolge des Nachrückens in freie Plätze wird nicht automatisch vom System vorgenommen.
Ein berechtigter Mitarbeiter kann alle Wartelisteneinträge nach bestimmten Kriterien filtern und entscheidet die Reihenfolge.


Absage an Teilnehmer aus der Warteliste

Sollte ein Teilnehmer in einem Kurs nicht berücksichtigt werden können und gibt es für diesen Kurs keine weiteren Termine mehr,
erhält der Teilnehmer vom System eine Nachricht, dass er leider nicht berücksichtigt werden konnte.


Warteliste aus Kundensicht

Jeder Kunde mit einem Login kann in seinem Kundenaccount seine Wartelisteneinträge einsehen und die Optionen 
eines Eintrages ändern (Tag und Zeit ändern) oder den Eintrag aus der Warteliste wieder löschen.


Verträge




Kurswechsel in einem Monatsvertrag mit automatischer Einbuchung

Ein Kurs zu einem Vertrag kann gewechselt werden.
Bitte beachte das Datum des Wechsels festzulegen.

Teilnehmer mit automatischer Einbuchung werden ab dem gewählten Datum zum neuen Kurstermin übertragen.
Im neuen Kurstermin erfolgt die Eintragung mit dem Vermerk ohne Rechnung, da die alte Rechnung noch mit dem alten Kurstermin verknüpft ist.

Sobald eine neue Verlängerung erfolgt = Tag der nächsten Einbuchung, erscheint bei dem Teilnehmer die Verknüpfung zur neuen Rechnung.


Kurswechsel in einem Monatsvertrag ohne automatische Einbuchung

Es ändert sich der Kurs, in dem sie weiter ihre offenen Tage wählen können.

Haben sie sich bereits Tage im alten Kurstermin ausgesucht, welche nach dem Wechsel liegen
müssten sie sich zunächst von den Tagen abmelden und sich dann neue Tage aus dem neuen Kurstermin aussuchen zu können.

Vertrag bearbeiten

Jeder Vertrag kann in der Bearbeitungsansicht geöffnet und angepasst werden.


Vertrag beenden

Ein bestehender Vertrag kann zu jedem Zeitpunkt beendet werden,
unabhängig davon, ob Kurstage stattgefunden haben.

Bei BEENDEN über diese Aktion wird der Vertrag unabhängig der Restlaufzeit und der Kündigungsfrist SOFORT beendet.
Mittels bearbeiten kann ein beendeter Vertrag wieder eröffnet werden.


Verträge pausieren - verschieben

Soll eine folgende Vertragsrechnung nicht erstellt werden,
wähle die Aktion Verschieben. Die Auswahl erfolgt in Monaten und
verlängert die den Vertrag um den gewählten Zeitraum.
(Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.)


Vertrag stornieren

ACHTUNG, der ganze Vertrag und alle bisherigen Rechnungen werden storniert.

Soll NUR EINE bereits erstellte Vertragsrechnung storniert werden, geschieht das im Bereich Rechnungen unter Auswahl der gewünschten Rechnung.
(Dieser Vorgang verlängert nicht den Zeitraum der Mitgliedschaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.)


Kurskategorie


Infoagent für den Kunden

hilft dir interessierten Kunden über Änderungen und neue Kurstermine per Klick über neue Kurstermine zu informieren.

Kunden, die keinen passenden Termin gefunden haben, oder sich noch nicht für einen Eintrag in die Warteliste vorgemerkt, oder sich noch nicht für eine Buchung entschieden haben, können sich den Infoagenten eintragen. 

Dieser unverbindliche Eintrag ist eine Vorstufe des Newsletters, eingegrenzt auf die Angebote einer Kurskategorie.

Infoagent in der Anwendung

Ob der Infoagent aktiv ist und Kunden diesen nutzen können, entscheidest du in der Kurskategorie unter Ansichtsoptionen. 

Wenn Kunden sich in den Infoagenten eingetragen haben, erscheint der Liste der Kategorien ein blaues Symbol. In der Spalte Infoagent wird mit einer Zahl angezeigt, wie viele Kunden informiert werden wollen.

Infoagent auslösen

Mit Klick auf das blaue Symbol wird an alle Interessenten eine Meldung versendet.


Kunden im Infoagenten können nicht von einem Mitarbeiter entfernt werden
Nur der Kunde selbst kann entscheiden, ob und wie lange er weiter informiert werden möchte. Aus seinem Account heraus kann er den Infoagenten jederzeit wieder deaktivieren.


Einstellungen zu einer Kurskategorie


Bilder

Du kannst ein oder mehrere Bilder zu jeder Kategorie einstellen,
bitte wähle zu jedem Bild in welcher Ansicht dieses angezeigt werden soll

  • Übersicht = Wird in der Vorschauliste von Kurskategorien angezeigt
  • Detailseite = wird in der Detailansicht (mit Liste der Kurstermine) angezeigt

Ansichtsoptionen - an oder aus

Kursbilder, -namen und Kurzbeschreibung anzeigen = Betrifft die Detailseite einer Kurskategorie
und ist ideal, wenn Du die Kurskategorie auf einer separaten Detailseite oder
auf einer eigenen Webseite einbindest, auf der schon Bilder und Beschreibungen vorhanden sind.

Hinweise zu den Beschreibungen


Kurzbeschreibung

Eine Überschrift in einer H3 Formatierung

  • Stichwort 1
  • Stichwort 2
  • Stichwort 3

Ein, zwei nette Sätze, idealerweise nur kurze Beschreibungen.



Beschreibung

Hier kann mehr rein 

  • Stichwort 1
  • Stichwort 2
  • Stichwort 3

Hier kannst Du eine ausführliche Beschreibung der Kursinhalte hinterlegen. Alle Inhalte, über den Du den Kunden vor der Buchung informieren möchtest.
Bedenke, dass der Kunde dazu auf den Reiter  klicken muss, um diese Beschreibung zu lesen.
Wenn Dir das nicht prominent genug, empfehlen wir, diese ausführliche Beschreibung an einer anderen Stelle auf der Webseite zu platzieren.
Hier bietet es sich an, den Platz über dem jeweiligen Kursmodul zu nutzen. Im Kutego-Webbaukasten legst Du dazu eine
Separate Detailseite zusätzlich zur Unterseite an. So stellst Du sicher, dass alles Angaben zu einer Kategorie auch nur auf der angesprochenen Seite zu sehen sind.


Dateien

Zu jeder Kurkategorie kannst Du Dokumente im PDF Format hinterlegen.

Entscheide einer der folgenden Varianten

  • keine Auswahl = Dokumente sind nicht sichtbar und werden nicht per Mail versendet
  • E-Mail Versand = Dokumente werden jeden Kunden, der eine Buchung vornimmt, mit der Buchungsbestätigung per Mail zugestellt
  • Direkt Download = Jeder Kunde, der sich auf der Webseite über dieses Kursangebot informiert, kann sich die Datei über die Detailansicht downloaden

Die Kombination von E-Mail, Versand und Download ist möglich.

Allgemein gültige Dokumente, deren Inhalte kursübergreifend gültig sind, kannst Du bei Standorten hinterlegen.

 - über den grünen Button (Rechtsklick & Link speichern)
kann das Dokument auf der Webseite in einem Text
oder einem Button zum Download verlinkt werden



  • Farbmarkierung = diese Farbe markiert einen Termin im Kalender im Dashboard zur besseren Übersicht
  • Seite = auf welcher Webseite (bei Verwendung des Webbaukastens) soll diese Kurskategorie angezeigt werden
  • Sortierung = legt fest, in welcher Reihenfolge die Kategorien angezeigt werden sollen
  • Buchbar ab Stufe = Leistungs- oder Kompetenzstufe zuordnen (ACHTUNG Neukunden haben noch keine Stufen)

Kurskategorien

sind alle von Dir angebotenen Kursthemen.

Hier geht es noch nicht um Termine zu den jeweiligen Themen.
Ein Kurs kann als BLOCKkurs oder DAUERKurs angelegt werden.

Beachte in der Planung folgende Unterschiede

BLOCK

- festes Start- und Enddatum
= 23.01.20 - 19.03.20
Blockkurse sind einzeln oder als ABO (Kursreihe) möglich.
Thematisch aufbauende Folgekurs legst du als ABO an.
Kursteilnehmer, die ein ABO bestätigen, können sich Plätze in Folgekursen sichern
und werden vorgemerkt.

DAUER

- sich wiederholende Termine zum gleichen Tag und gleicher Uhrzeit
= Immer Montags 11:30 - Start ab 17.02.20 - offen
es werden 50 Tage vordefiniert und weitere fortlaufende Tage an, solange es Buchungen gibt.

In einem Dauerkurs kannst du ebenfalls fortlaufende Teilnahmen (Vertragslaufzeiten) abbilden.

Wir beraten Dich gern, welche der Einstellungen und Varianten am besten zu Deinen Angeboten passen.

Struktur der Kurskategorien

Im Kursmodul auf der Webseite wird für jede Kategorie ein Kursmodul angelegt.
In der Detailansicht dieses Moduls sind alle zu dieser Kategorie zugeordneten Kurstermine
für den Kunden in der Listenansicht. Aus dieser kann der Kunden den jeweiligen Termin buchen.

Möchtest Du, dass also bestimmte Kurstermine in EINER Liste angezeigt werden, ordne sie bitte einer Kategorie zu.

Beispiel
Du bietest Babyschwimmen an, dazu hast Du an 5 Tagen die Woche 3 Kurstermine für folgende Zielgruppen:

  • 0-4 Monate
  • 5-7 Monate
  • 7-9 Monate

Das wären in der Kurskategorie Babyschwimmen 15 Termine in der Woche.
Diese würden in EINER Liste angezeigt werden.

Legst Du 3 Kategorien für das Thema Babyschwimmen an und platzierst die Module auf getrennten Unterseiten oder untereinander,
werden dem Kunden pro Kurskategorie 5 Termine angezeigt.

Die dazugehörigen Termine mit Zuordnung
zu Standorten, Kursleitern und Zeiten legst Du unter Kurstermine an.

Preis-Box

Preisboxen sind Plakat ähnliche Blöcke zu Werbezwecken.
Du kannst unabhängig von den anderen Inhaltsangaben der Kategorie
einstellen, welche Inhalte angezeigt werden sollen.
Alle angelegten Preisboxen können auf einer Webseite eingebunden werden.

Mit Klick auf dem Button mehr Infos gelangt der Kunde direkt zur Liste der Kurse.



Meta

Mit den Meta-Angaben stellst Du ein, welche Informationen zu diesem Angebot an Suchmaschinen
weitergegeben werden und wie diese in den Ergebnisseiten angezeigt werden.

 - Auf jeden Fall an dieser Stelle die drei wichtigsten Keywörter
zum Angebot einen kurzen Satz verfassen (150 Zeichen)



Autom. Zeiterfassung

Alle Kursleiter im Unternehmen werden hier angezeigt.
Es können individuelle Vergütungen für den Mitarbeiter in dieser Kurskategorie angelegt werden.

ACHTUNG, wenn 0,00 dann läuft die Zeit nicht mit - wenn die Zeiterfassung laufen soll bitte einen Wert eintragen.
(Diese können abweichend sein, von denen, die global im Unternehmen hinterlegt sind)


weitere Einstellungen

Preisreduzierung nach Beginn

Wenn Kunden bereits begonnene Kurstermine buchen können,
reduziert sich der Preis anteilig auf verbleibende Kurstage


Gastbuchung möglich

der Kunde muss nicht zwingend einen Login anlegen,
hat jedoch dann keinen Zugriff auf sein Kundenaccount mit allen Trainingsdaten


Rechnungsempfänger als Teilnehmer vorschlagen

Wenn bei einem Babykurs die Eltern die Rechnungsempfänger sind,
dann deaktiviere diese Einstellung, da die Kinder die Teilnehmer im Kurs sein werden.
Sind Deine Angebote nur für Erwachsene, kann diese Einstellung aktiv bleiben.


Terminliste bei Buchung als PDF anhängen

Für die von Kunden gebuchten Kurse wird eine Terminliste als PDF erstellt.
Soll diese mit der Bestellbestätigung im Anhang mit versendet werden?


Kalenderdatei bei Buchung anhängen

Wie bei PDF wird eine Kalenderdatei erstellt,
entscheide auch hier, ob diese dem Kunden mit zugestellt werden soll. Der Kunde kann mit einem Klick die gebuchten Termine 
in seinen mobilen Kalender, Outlook oder andere Kalenderanwendungen importieren.

Was ist ein Kursabonnement?

Aufeinander folgende, thematisch aufbauend oder in sich abgeschlossene Kurstermine
die zu einer Kurskategorie gehören, können Deinen Kunden als KursReihe angeboten werden.

Eingebuchte Kunden sichern sich bei Bestätigung des Abonnements KursReihe die Plätze in den Folgekursen.

In der Kurskategorie kannst Du entscheiden, ob Blockkurse in KursReihe angeboten werden sollen und
ob eingebuchte Kunden ein Abonnement eigenständig kündigen können.

In der Übersicht der Abonnements siehst Du alle eingebuchten Kunden mit bestehenden Abonnements für eine KursReihe.
Unter Aktion bearbeiten kannst Du die Rahmenbedingungen anpassen.



Nachholoptionen

Ein Kunde/ TN kann sich jederzeit von einem Kurstermin abmelden = entschuldigen
ohne die Aktivierung der Nachholoption CheckIn erscheint in der Teilnehmerliste das Telefonsymbol 
Bei aktivierter Nachhol-Option das Symbol für   

Der Teilnehmer erschein dann an deren Tagen oder in anderen Kursen in der Liste unter 

CheckIn & CheckOut

ACHTUNG

Das CheckIn/Out greift nur, wenn es zu dieser Kurskategorie mehr als einen Kurstermin gibt
oder separate Nachholtage im gebuchten Kurstermin definiert wurden.

  • Abmeldung ab = Definiere die Stunden, Tage oder Wochen,
    ab wann frühestens die Abmeldung ausgehend vom Kurstag erfolgen darf.
  • Abmeldung bis = definiere die Stunden oder Tage,
    bis wann spätestens die Abmeldung vom Kurstag erfolgen muss.
  • Maximale CheckOuts = wie oft sich ein Teilnehmer pro Kurstermin abmelden darf.
  • Maximale CheckIns = wie oft ein Teilnehmer pro Kurs nachholen darf.
Nachholung möglich (NUR, wenn es separate Nachholtage gibt)
  • nur am selben Standort? = oder auch an Kursterminen dieser Kategorie an andern Standorten
  • nur im gebuchten Zeitraum? = oder auch in späteren Zeiträumen
  • in freien Plätzen? = Sollen dem Kunden im alternativen Kurstermin auch freie Plätze (bisher noch nicht verkaufte)
    mit angeboten werden, dann aktiviere diese Option. Andernfalls werden ihm nur die Plätze des alternativen Kurstermins angeboten,
    an dem sich jemand anderes ausgecheckt hat.

ACHTUNG

Bei aktivierter Option 'Buchbar nach Beginn' könnten so umsatzrelevante Plätze
durch Nachholer belegt werden!

  • Nachholtage des gebuchten Kurstermins mit anbieten?
  • Nachholtage von anderen Kursen anbieten?   
  • zusätzliche E-Mail Benachrichtigung

Automatische Zeiterfassung
Wird benötigt, wenn Du die Zeiten Deiner Mitarbeiter zur Monatsabrechnung automatisiert aus den Kursdaten erfassen möchtest.

An- u. Abmelde-Info-Mail
Sollen Kursleiter eine Meldung erhalten, wenn sich Kunden an- oder abmelden?

Kündigungsfrist
Bis wie viel Wochen können sich Kunden von einem Kurs ohne Stornogebühr abmelden?
Bei Abmeldungen nach dieser Frist werden die bei den Finanzeinstellungen hinterlegten Stornogebühren fällig.

Abzug der bereits vergangenen Kurstage
Gib an, ob bereits genutzte Kurstage bei einem Storno berücksichtigt werden sollen.

Abo Kündigungsfrist
Lege fest, welche Kündigungsfrist Deinen Abokunden angeboten wird. Ob Deine Kunden ein Abonnement
eigenständig kündigen können oder sich bei Dir melden können entscheidest Du im jeweiligen Abokurs.

Abo Admin Benachrichtigung
Ist die Zeitspanne vor Beginn eines Folgekurses, in der Du die Benachrichtigung über Abo Teilnehmer erhältst.

Abo Text
Passe den Text zur Information für Abos an, um Deinen Kunden zu informieren. Diese Information steht den Kunden bei Auswahl eines Abos zur Verfügung.


Bewertungen


Bewertungen

Bewertungen werden von Google mit für das Ranking von Webseiten herangezogen.

Diese Rückmeldungen Deiner Kunden können in der Detailansicht einer Kurskategorie
unter dem Reiter Kundenmeinungen hinterlassen und bereits vorhandene gelesen werden.

Der Eingang einer neuen Bewertung wird gekennzeichnet und
kann nur von einem Mitarbeiter freigeschaltet werden.

Alternativ kannst Du selbst im Namen Deiner Kunden Feedback erfassen und veröffentlichen.

Beachte folgende Pflichtfelder

  • Datum
  • Anzuzeigender Name
  • Standort
  • Kurs - wird in der Detailansicht der Kategorie angezeigt 
  • Text



 Wenn du ein Google Business Eintrag hast, werden Rezensionen idealerweise dort gesammelt.
Das hat positive Auswirkungen auf das Google Ranking.
Von dort kannst du die Einträge mittels Copy & Paste in den Bereich übertragen. 


Kurstermine


Kurstermine

sind alle von Dir angebotenen Kurstermine zu den angelegten Kurskategorien.

Übersicht der Kurstermine

Aus der Übersicht der Kurstermine heraus kannst Du Einzel- und Mehrfachaktionen ausführen.

Einzelaktionen zu einem Kurstermin sind:

  • Teilnehmerliste ansehen = öffnet die Übersicht der Teilnehmer eines Kurstages
  • Zertifikate erstellen = öffnet die Auswahl der Vorlagen
  • Bearbeiten = öffnet die Detaileinstellungen des Kurstermins
  • Kopieren = kopiert den Kurstermin als Vorlage mit den Grundeinstellungen
  • Löschen = ACHTUNG, ein Kurstermin kann nur gelöscht werden, wenn noch keine Buchung vorgenommen wurde
  • Archivieren = nicht benötigte Vorlagen können ausgeblendet werden

Mehrfachauswahl

Mittels Mehrfachauswahl in den Kästchen in der ersten Spalte kannst Du
unter Tools mehrere Kurstermine 
aktivieren oder deaktivieren.


TN verschiedener Kurstermine anschreiben

In der Tabelle können selektierte Kurstermine
über Tools > Mitteilung an Teilnehmer ausgewählt und übergeben werden.

Laufzeiten für Dauerkurse bitte VOR Neuanlage eines Termines Anlegen

Termindetails

  • Status = entscheide, ob der Kurs bereits Aktiv oder Inaktiv sein soll
  • Als ausgebucht / voll anzeigen = ein Kurs kann zu Planungszwecken den Kunden angezeigt werden, jedoch als bereits ausgebucht
  • Kurs = Auswahl der Kurskategorie
  • Standort = Zuordnung des Standortes, an dem dieser Kurstermine stattfinden
  • Schließzeiten = Sind unter Standorten entsprechende Feiertage, Ferien oder Urlaube definiert, können diese bei der Planung übersprungen werden  
  • Bezeichnung = vergib eine einmalig eindeutige Bezeichnung idealerweise ähnlich wie bei einem Autokennzeichen
    Diese Systematik erleichtert dir die Arbeit in anderen Bereichen,
    wie z. B. das Versenden Mitteilungen an alle Teilnehmer eines Kurstermins, bei Änderungen.
  • Kursleiter = Zuordnung ein oder mehrerer Kursleiter
    Ideal zur Anzeige für Kunden und für die automatische Zeiterfassung.
  • Tag(e) = Wahl der Wochentage, an denen die Kurstermine stattfinden
    es können mehrere Tage ausgewählt werden
  • Beginn = Bestimme das Startdatum dieser Dauerkurstermine
  • Uhrzeit = in welchem Zeitfenster findet jeweils ein Termin am Tag statt
  • Teilnehmer = Anzahl der maximal in diesem Kurs erlaubten Kursteilnehmer

Sind alle oben genannten Angaben erfolgt - geh direkt zum Reiter (oben) TAGE.


Tage

Aus den Angaben der Termindetails werden nach Auswahl des Buttons Tage generieren
alle Kurstermine angelegt. Es werden 50 Folgetage generiert.

Daran sich anschließende Tage werden, bei Buchungen, die über den bisher angelegten Zeitraum hinausgehen, vom System automatisch generiert.
Feiertage, Ferien und Urlaube wurden, sofern vorher angelegt, bei der Planung übersprungen. Einzelne Tage können gelöscht werden, sofern es noch keine Einbuchungen von Teilnehmern gibt.

Ergänzende Tage können manuell hinzugefügt werden.


ACHTUNG
das ist ein Automatikkurs, dieser legt eigenständig nach Bedarf neue Kurstage an.


Zahloptionen

  • vereinfachter Buchungstunnel = nur wirksam bei Gratisangeboten, der Kunde hat weniger Pflichtfelder im Buchungsprozess
  • Erlaubte Zahlungsmöglichkeiten = alle unter Finanzen eingestellten Zahlungsmethoden können hier erlaubt oder eingegrenzt werden
  • Fälligkeit = hat hier keine Relevanz

Laufzeiten

Sind Vorlagen für Monatskarten oder Kartenverträge, die in diesem Kurs angeboten werden.
Die vorab angelegten Laufzeiten können hier hinzugefügt werden.

  • Status  = Soll diese Vertragsvorlage angezeigt werden 
  • Bezeichnung = Name der Vorlage, z. B. 10er-Karte oder Monatsbeitrag    
  • Laufzeit = Festlegung der Gültigkeit
    Mögliche Einstellungen zur Kartenlaufzeit
    Automatische Einbuchung = der Teilnehmer wird fest in die nächst freien Termine eingebucht
    freie Tageswahl = der Teilnehmer erwirbt ein Kontingent an Tagen, zu deren Nutzung er sich selbstständig einbucht
    (Achtung - Teilnehmer mit freier Tageswahl sind in einem Kurstermin erst dann sichtbar, wenn sie die Tage gewählt haben.)


  • Kündigungsfrist = nur bei Monatskarten, da Tageskarten durch den Verbrauch der Karten automatisch enden
  • Autm. Verlängerung  = soll eine Laufzeit sich automatisch bis zur Kündigung durch den Kunden verlängern?
  • Stille Verlängerung / Auslauf = Wenn JA, soll der Kunde eine Mitteilung vor jeder Verlängerung erhalten?  
  • Bruttobetrag = Standardpreis - Zu welchem Preis wird der oben angegebene Zeitraum angeboten?
  • Preisgruppen = Für Kundengruppen, Mitglieder oder Mitarbeiter können andere Preise gelten
  • Umsatzsteuersatz = Triff hier bitte nur eine Auswahl, wenn eine andere als der Standard  (Einstellungen Finanzen gilt)
  • Zahlweise = Festlegung des Zeitraumes, für den Rechnungen erstellt werden



Optionen

  • Buchbar nur per Hotline = auswählen, wenn sich Kunden vorher telefonisch melden sollen + Angabe der Nummer
  • Buchbar nur am Standort = wenn Kunden sich persönlich anmelden müssen
  • Buchbar ab = ideal für eine Vorankündigung von Kursen
  • Warteliste = Sofern die Warteliste aktiv ist, kann definiert werden, ab welcher Wartezeit dem Kunden die Warteliste angeboten wird. Wird das nächste Startdatum erst in 4 Monaten angeboten, könnte der Kunde buchen. Ist die Warteliste aktiv und sind 4 Wochen hinterlegt, muss er nicht bereits fest buchen, sondern kann sich auf die Warteliste eintragen.
  • Altersprüfung = dürfen sich nur Teilnehmer in einer bestimmten Altersgruppe anmelden?
    Bitte immer Mindest- und Maximalalter angeben.
    TIPP, wenn die Altersspanne angegeben wird, die Funktion dennoch deaktiviert ist, kann den Kunden die
    Anzeige der Altersspanne in den Terminen angeboten werden, jedoch springt der Prüfungsmodus nicht an.
  • Passwort = Soll die Anmeldung nur durch einen bestimmten Kundenkreis möglich sein, bitte ein Passwort vergeben.
  • Alle Info-Agent-Interessenten nach dem Speichern benachrichtigen? = nur bei NEUanlage zu bestehenden Kurskategorien,
    sofern der Infoagent aktiv ist, es werden alle bisher eingetragenen Interessenten angeschrieben
  • Zusätzlicher E-Mail Text = Ergänzende Angaben, die nur in diesem Termin relevant sind, werden in de
    Mail der Buchungs- und Bestellbestätigung und in der Erinnerungsmail eingefügt.

Mitteilungen

ALLE Vorlagen zu Mitteilungen werden in diesem Bereich angezeigt und können direkt per Auswahl:

  • bearbeitet werden
  • gelöscht werden (löscht diese Vorlage komplett aus dem System)
  • oder mittels Auswahl ein Versanddatum geplant werden

Ein Versandintervall kann nicht eingestellt werden.


Kursnotizen

Sind interne Notizen, diese werden den Kunden nicht angezeigt.


Erinnerungen

Können 24 Stunden vor dem Termin (Vortag) versandt werden

  • Erinnerung per E-Mail = Auswahl, ob Erinnerungen aktiv sind oder nicht 
  • Erinnerung per SMS = Auswahl, ob Erinnerungen auch oder allein per SMS versendet werden sollen (mit Zusatzkosten verbunden)
  • Erinnerungsart = Soll nur zum ersten Kurstag eine Erinnerung versendet werden oder zu jedem einzelnen gebuchten Tag

Termindetails

  • Status = entscheide, ob der Kurs bereits Aktiv oder Inaktiv sein soll
  • Als ausgebucht / voll anzeigen = ein Kurs kann zu Planungszwecken den Kunden angezeigt werden, jedoch als bereits ausgebucht
  • Kurs = Auswahl der Kurskategorie
  • Folgekurs von = NUR wenn Kurskategorie als ABO angelegt ist - entscheidet, ob eine Kursreihe fortgesetzt wird
  • Standort = Zuordnung des Standortes, an dem dieser Kurstermine stattfinden
  • Schließzeiten = Sind unter Standorten entsprechende Feiertage, Ferien oder Urlaube definiert, können diese bei der Planung übersprungen werden  
  • Bezeichnung = vergib eine einmalig eindeutige Bezeichnung idealerweise ähnlich wie bei einem Autokennzeichen
    Diese Systematik erleichtert dir die Arbeit in anderen Bereichen,
    wie z. B. das Versenden Mitteilungen an alle Teilnehmer eines Kurstermins, bei Änderungen.
  • Kursleiter = Zuordnung ein oder mehrerer Kursleiter
    Ideal zur Anzeige für Kunden und für die automatische Zeiterfassung.
  • Tag(e) = Wahl der Wochentage, an denen die Kurstermine stattfinden
    es können mehrere Tage ausgewählt werden
  • Zeitraum = Bestimme das Startdatum und das Enddatum dieses Kursblockes
  • Uhrzeit = in welchem Zeitfenster findet jeweils ein Termin am Tag statt
  • Teilnehmer = Anzahl der maximal in diesem Kurs erlaubten Kursteilnehmer
  • Min. / Maximalteilnehmer = kann zusätzlich aktiviert werden
    um Planungssicherheit zu erhalten, ob wenig frequentierte Angebote wirklich stattfinden sollen.
    Dazu kann eine Mindestteilnehmerzahl bestimmt werden. 

    Folgende Zusatzfelder können definiert werden
    Mindestteilnehmerzahl = ab wie vielen Anmeldungen findet ein Kurstermin definitiv statt
    Maximalteilnehmerzahl = ist diese Zahl der Teilnehmer erreicht, ist der Kurs ausgebucht
    Prüfung = an welchem Tag soll das System prüfen, ob der Kurs inaktiv geschaltet wird oder aktiv bleibt
    Teilnehmer entfernen und Rechnung stornieren? = sollen bei Negativprüfung alle Teilnehmer entfernt werden und deren Rechnung storniert oder möchtest du das individuell regeln?

Sind alle oben genannten Angaben erfolgt - geh direkt zum Reiter (oben) TAGE.


Tage

Aus den Angaben der Termindetails werden nach
Auswahl des Buttons Tage generieren so viel Kurstage angelegt wie
vorgesehen.

Feiertage, Ferien und Urlaube wurden, sofern vorher angelegt, bei der Planung übersprungen. Einzelne Tage können gelöscht werden, sofern es noch keine Einbuchungen von Teilnehmern gibt.

Ergänzende Tage können manuell hinzugefügt werden.


Kundenpreise

  • externe Bezahlung = die Abrechnung erfolgt nicht über die Rechnungen in diesem System
  • Infotext = Angaben zur externen Bezahlung
  • Preisgruppen = Für Kundengruppen, Mitglieder oder Mitarbeiter können andere Preise gelten
  • Standardpreis = Zu welchem Preis wird der oben angegebene Zeitraum angeboten?  
  • vereinfachter Buchungstunnel = nur wirksam bei Gratisangeboten, der Kunde hat weniger Pflichtfelder im Buchungsprozess
  • Preisberechnung = soll die Preisberechnung pro Teilnehmer erfolgen oder dürfen sich mehrere Personen zu dem Preis anmelden
  • Umsatzsteuersatz = Triff hier bitte nur eine Auswahl, wenn eine andere als der Standard (Einstellungen Finanzen gilt)
  • Externe Zusatzkosten (Brutto) = dieser Betrag wird nicht in die Rechnungspositionen einfließen,
    er wird gesondert ausgewiesen, die Abrechnung erfolgt nicht in diesem System
  • Erlaubte Zahlungsmöglichkeiten = alle unter Finanzen eingestellten Zahlungsmethoden können hier erlaubt oder eingegrenzt werden
  • Fälligkeit = Angabe, sofern hier abweichend von den Grundeinstellungen unter Finanzen
  • Ratenzahlung

Optionen

  • Buchbar nur per Hotline = auswählen, wenn sich Kunden vorher telefonisch melden sollen + Angabe der Nummer
  • Buchbar nur am Standort = wenn Kunden sich persönlich anmelden müssen
  • Buchbar ab = ideal für eine Vorankündigung von Kursen
  • Warteliste = bei Dauerkursen nicht zutreffend 
  • Altersprüfung = dürfen sich nur Teilnehmer in einer bestimmten Altersgruppe anmelden?
    Bitte immer Mindest- und Maximalalter angeben.
    TIPP, wenn die Altersspanne angegeben wird, die Funktion dennoch deaktiviert ist, kann den Kunden die
    Anzeige der Altersspanne in den Terminen angeboten werden, jedoch springt der Prüfungsmodus nicht an.
  • Passwort = Soll die Anmeldung nur durch einen bestimmten Kundenkreis möglich sein, bitte ein Passwort vergeben.
  • Alle Info-Agent-Interessenten nach dem Speichern benachrichtigen? = nur bei NEUanlage zu bestehenden Kurskategorien,
    sofern der Infoagent aktiv ist, es werden alle bisher eingetragenen Interessenten angeschrieben
  • Zusätzlicher E-Mail Text = Ergänzende Angaben, die nur in diesem Termin relevant sind, werden in de
    Mail der Buchungs- und Bestellbestätigung und in der Erinnerungsmail eingefügt.

Mitteilungen

ALLE Vorlagen zu Mitteilungen werden in diesem Bereich angezeigt und können direkt per Auswahl:

  • bearbeitet werden
  • gelöscht werden (löscht diese Vorlage komplett aus dem System)
  • oder mittels Auswahl ein Versanddatum geplant werden

Ein Versandintervall kann nicht eingestellt werden.


Kursnotizen

Sind interne Notizen, diese werden den Kunden nicht angezeigt.


Erinnerungen

Können 24 Stunden vor dem Termin (Vortag) versandt werden

  • Erinnerung per E-Mail = Auswahl, ob Erinnerungen aktiv sind oder nicht 
  • Erinnerung per SMS = Auswahl, ob Erinnerungen auch oder allein per SMS versendet werden sollen (mit Zusatzkosten verbunden)
  • Erinnerungsart = Soll nur zum ersten Kurstag eine Erinnerung versendet werden oder zu jedem einzelnen gebuchten Tag

Webinarlink an Teilnehmer zustellen

in den jeweiligen Kursterminen, die online stattfinden sollen, kannst Du unter

Optionen - Zusätzlicher E-Mail Text

Informationen rund um das Meeting
und die Zugangsdaten hinterlegen.

Der Kunde erhält diese Daten mit der Buchungsbestätigung und wenn eingestellt bei der Erinnerung zum Termin.

Hinterlege bitte den vollständigen Link zum Onlineraum.


Woher kommt der Webinarlink?

Es gibt zahlreiche Anbieter wie ZOOM - Microsoft Teams - Jitsi - Big blue Button ... and more
Folgende Kurzanleitung bezieht sich auf ZOOM. 

ZOOM

Voraussetzung
Firmenaccount in ZOOM anlegen

 ★ Permanenten Link erstellen
im Profil eine persönliche Meeting-ID festlegen = gilt für alle Veranstaltungen unabhängig einer Planung

Empfohlen wird, den Warteraum einzurichten. Das definierst Du im Zoom unter Einstellungen - Sicherheit.
So kann gesteuert werden, wer in die Veranstaltung jeweils rein darf.

Möglicher Hinweis an Teilnehmer
Bitte melde dich zum Termin ca. 5-10 Minuten vor Beginn an und gib Deinen vollen Namen an.
Kosenamen und andere Namen können nicht identifiziert werden. Du kommst nur in den Raum
sofern Du angemeldet bist und die Buchung bestätigt wurde. (.. die Rechnung bezahlt worden ist.)

Verspätete Eintritte kannst Du jederzeit in den Raum hinzufügen.
Solltest Du dies aufgrund Deiner Aktivität nicht umsetzen können, informiere die TN vorab zur Vorgehensweise.



Sollten Kurse aus verschiedenen möglichen Gründe nicht stattfinden können, gibt es folgende Möglichkeiten:


Ein Tag FÄLLT aus - ohne Ersatz

AKTION Kurs Bearbeiten - TAGE

a) Es sind noch keine TN im Kurs angemeldet
    = Tag löschen

Achtung! Wird der Kurstag gelöscht, kann sowohl jetzt als auch zu einem späteren Zeitpunkt keine Erstattung mehr erfolgen. Wählst du hingegen die Option, dass der Kurstag nur ausfällt, kannst du anschließend oder auch zu einem späteren Zeitpunkt durch erneuten Klick auf die Schaltfläche eine Erstattung veranlassen.

b) Es sind TN angemeldet - RG wurden teilweise bereits bezahlt
    = Tag als Fällt aus markieren
    es erscheint ein Button zur Abfrage, ob dieser Tag dem Kunden erstattet werden soll.

Findet ein als Fällt aus markierter Tag doch statt, kann dieser wieder aktiviert werden.
Dem TN wird nach dem Speichern eine neue Liste zugesandt.

c) Es sind TN angemeldet, (Dauerkurs automatische Einbuchung)
    Tag soll wieder im verfügbaren Kontingent zur Verfügung stehen
    = TN aus Tag entfernen und den Tag löschen
   der Tag kann auch als Fällt aus markiert werden
   eine Erstattung des Tages erfolgt hier nicht, da dieser im Lauf des Kurses später nachgeholt werden kann.

Den Vertrag vom Teilnehmer bitte gegebenenfalls anpassen, damit ein Ersatztag gegebenenfalls
außerhalb des Vertragsendes genommen werden kann.


Kurs verschieben - Komplett auf einen späteren Zeitpunkt

  1. AKTION Verschieben

  2. Tag wählen ab dem Tag, der nicht mehr stattfinden kann - Auswahl rückwirkend möglich

  3. Auswahl, um wie viele Wochen der Kurs ab diesem Tag verschoben werden soll
    oder direkt das NEUE Startdatum angeben

  4. BLOCKkurse genaue Anzahl der Tage mit einplanen
    Beispiel:
    Ist im Zeitraum des geplanten Kurses ein Feiertag, der in neu geplanten Zeitraum nicht übersprungen
    werden muss oder andersrum, bitte die Tage auszählen.

  5. DAUERkurse - automatische Einbuchung
    Es werden die Tage aus die Kursplanung gelöscht und die Teilnehmer entsprechend in Folgetage eingebucht.
    ACHTUNG, dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden, die Tage werden gelöscht.

    DAUERkurse - freie Tageswahl
    Es werden nur eingebuchte Tage mit verschoben, noch nicht gebuchte Tage verbleiben im Kartenkontingent.
    ACHTUNG, dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden, die Tage werden gelöscht.

  6. Mailtext an Teilnehmer anpassen

Kurs absagen - findet gar nicht statt

auch laufende Kurse ab einem bestimmten Tag
Einstellungen Kurstage

  1. AKTION absagen

  2. Tag wählen ab dem Tag, der nicht mehr stattfinden kann - Auswahl rückwirkend möglich

  3. Auswahl des Tages, ab dem der Kurs nicht mehr stattfinden kann.

  4. Auswahl, ob Teilnehmer entfernt werden soll und die Rechnung storniert wird
    Anteilig abgegoltene Tage werden abgezogen. Den Teilnehmer wird mit der
    Absagemail eine Stornorechnung zugestellt.

  5. Mailtext an Teilnehmer anpassen


Festlegung der Teilnahmevoraussetzungen

im Reiter Corona Regeln kann festgelegt werden, welche der 3G Regeln in diesem Kurstermin gelten sollen.

Bleiben all inaktiv, wird im Buchungsprozess nichts weiter angezeigt.

Auswahl 1G - 2 G oder 3G

In der Liste der zu buchenden Kurse steht hinter dem Buchen-Button eine Fußnote (c1 - c2)
Im Fuß kann der Kunde sehen, welche der Regeln in diesem Kurs gelten.

Im 2. Buchungsschritt

werden jedem Teilnehmer die gesetzten Optionen zur Auswahl gestellt.

In der Teilnehmerliste

eines Kurses hat jeder Teilnehmer einen Marker mit dem entsprechenden Status.

Der Kursleiter oder ein Mitarbeiter am Einlass muss die Angaben laut Teilnehmerliste
vor Kursbeginn prüfen und bestätigen.

  • getestet = der Status nachgewiesen erlischt nach 24 h
  • geimpft & genesen = bleiben dauerhaft erhalten und vererben sich in Folgetage im Kurs

Bestandsdaten aktualisieren

Alle bestehenden Kunde können angeschrieben werden mit der Aufforderung in ihrem Account unter

Stammdaten - Einstellungen - Teilnehmer
den jeweiligen Status zu setzen.
Dabei ist zu beachten, dass geimpft oder genesen Teilnehmer bezogen ist und 
getestet nur tagesbezogen auf einzelne Kurstage in der Teilnehmerliste.

Begleitperson

Für Kurse Teilnehmer, Kinder oder Hunde sind und der Kunde als Begleitperson gilt,
kann die Funktion hinzugeschaltet werden, dass der Status für Begleitpersonen
mit angegeben werden muss und in der Teilnehmerliste gesetzt werden kann.


Begleitperson & Kinder ohne Angabe (oder Hunde)

Für Kurse, bei denen nur für die Begleitperson der Status erfasst
werden muss, wähle die folgende Option auf JA

Im Buchungstunnel wird dem Kunden folgendes angezeigt.


  • erscheint, wenn geimpft auf JA steht
  • wenn aktiv, wird die 2G+ Regel angewendet
    d.h. es muss zusätzlich zum Geimpften- oder Genesenen Status
    ein aktueller Test vorgezeigt werden,
    außer für geboosterte Personen

beim Kurstermin ist es erforderlich, jedes Mal einen Test vorzuweisen
der Kursleiter muss das bestätigen

Beim Bestätigen des Nachweises kann zusätzlich gespeichert werden,
ob der Teilnehmer oder die Begleitperson geboostert ist.

Ist der Impfbooster hinterlegt, entfällt die Testung und der Nachweis
bei jedem Kurstermin - muss also nur 1x bestätigt werden.


Stufen


Beachte, dass Kurse in die sich ein Neukunde einbuchen möchte,
keine Stufe haben sollten, da ein Neukunde noch keine Stufe haben kann.

Mit den Stufen regelst Du einen Teil des Zugangs von Teilnehmern in bestimmte Kurse.
Wenn ein Teilnehmer einen Kurs absolviert hat, dessen Kenntnisse die Zugangsvoraussetzungen
für einen folgenden Kurs darstellen, arbeitest Du mit Stufen.

Lege die Stufen in absteigender Reihenfolge an.

Beispiel, lege zuerst die letzte Stufe an und die erste Stufe zuletzt
Die Stufen sollten in der Darstellung so aussehen.
Du kannst die Stufen nach Anlage nach Bedarf sortieren.

Stufe 1
Stufe 2

Im nächsten Schritt gehst Du in der Kursübersicht in die Bearbeitung eines Kurses und legst dort fest, welche Stufe
ein Teilnehmer erreicht haben muss, um an diesem Kurs teilnehmen zu können.


Stufe einem Teilnehmer zuordnen
Hat ein Teilnehmer eine Stufe erreicht, kannst Du diese in den Kundendaten beim Teilnehmer hinterlegen.
Nachdem die Stufe vergeben worden ist, kann der Kunde seine Teilnehmer in Folgekurse buchen, die mit der Voraussetzung der erreichten Stufe ermöglicht werden.