Kutego® Handbuch: Kunden

Jeder Kunde hat einen Kundenaccount oder auch eine

virtuelle Kundenakte

mit folgenden Reitern

• Details - Stammdaten zum Kunden
• Kundenguthaben - z. B. aus Stornos und deren Verrechnung mit Rechnungen
• Teilnehmer - Belegte Kurse | Anwesenheiten | Notizen
• Verträge - Mitgliedschaften | Laufzeiten | Ratenzahlungen
• Angebote
• Rechnungen / Buchungen
• Kommunikation
• SMS
• Briefe
• Dokumente
• Notizen

Die Zahl in Klammern hinter einem Reiter gibt an, wie viele Einträge vorhanden sind.

TIPP

Um zu vermeiden, dass getrennte Eltern sich mehrfach registrieren, können diese eine gemeinsame E-Mail-Adresse für alles
was das Kind gemeinsam angeht, anlegen.

In einem Kundenaccount kann eine Notiz hinterlegt werden

• Ursprung  
• Vorname Name
• Titel
• Notiz  
• Wiedervorlage
• zu informierende Mitarbeiter

Wenn die Notiz auf Wiedervorlage gelegt wird und ein zu informierender Mitarbeiter ausgewählt wird,
wird diese in diesem Bereich Notizen & Wiedervorlagen angezeigt.

Die Notiz kann angezeigt werden, bearbeitet oder direkt aus diesem Bereich heraus gelöscht wird.
ACHTUNG, das Löschen führt nicht zur Löschung der Markierung der Wiedervorlage, sondern zur Löschung der ganzen Notiz.

Variante A - Gutschrift

STORNO als intern verrechnet markieren = Gutschrift im Kundenkonto, wird bei neuer Buchung verrechnet.

Guthaben von Kunden anwenden

Variante B - Kundenrabatt

Du möchtest einem Kunden einen Treuerabatt oder Rabatt

für zukünftige Buchungen erteilen

• Dauerrabatt = oder dem Kunden in seinem Datensatz einen Dauerrabatt hinterlegen

Variante C - nachträglich

Du möchtest einem Kunden Treuerabatt oder Rabatt für z. B. Mehrfachbuchungen

für seine letzte Rechnung erteilen

1. RG im Bearbeitungsmodus öffnen
   Öffne in die Detailansicht der Rechnung und öffne den Bearbeitungsmodus der Rechnung.
   Den oberen Bereich Bearbeitung trotzdem freigeben und einzelne Postion rabattieren
2. Gutschein = einen Gutschein erstellen und ohne die Postionen zu bearbeiten, in der Rechnung anwenden

Beleg erstellen, um Guthaben auszuzahlen

um ein Kundenguthaben auf NULL zu setzen und auszubezahlen, gehe bitte wie folgt vor:

• Rechnung öffnen
• Position sonstiges auswählen
• Text Auszahlung Kundenguthaben - Gutschrift
• Betrag 0,00 €
• dann öffnet sich die Abfrage nach der Verwendung von Gutscheinen oder Guthaben
• den gewünschten oder ganzen Guthabenbetrag in Abzug bringen
• bitte im Rechnungstext den Weg der Rückerstattung dokumentieren
• Es wird eine Minusrechnung erstellt, damit ist das Kundenguthaben auf NULL
• Finanzen Rechnungen aufrufen

Die Rechnung ist als bezahlt markiert und der Vorgang somit beendet. Stelle sicher, den Rückzahlungsnachweis 10 Jahre aufzubewahren.

Kundenübersicht

In der Kundenübersicht siehst du alle Kunden mit den dazugehörigen Kontakt- und Teilnehmerdaten.

Du legst neue Kunden an oder nutzt TOOLS zur Schnellbearbeitung, ohne den jeweiligen Datensatz aufrufen zu müssen.
Zum Datensatz eines Kunden kannst du eine Schnellaktion wählen oder den Datensatz öffnen.

Daten exportieren

Die Exportfunktion ermöglicht dir die Weiterverarbeitung der Daten in einer CSV Datei oder du wählst die Druckoption.

Filtern und sortieren

Eine aufsteigende oder absteigende Sortierung ist über die Auswahl der Pfeile neben der Spaltenbeschriftung möglich.
Jede Spalte kann mittels eines Suchbegriffes gefiltert werden.
Nach Eingabe des Suchbegriffes startet der Filter automatisch, die Tabelle lädt sich neu und zeigt alle zum Suchergebnis passenden Einträge an.
Es können in mehreren Spalten Filtern gesetzt werden, um gezielt Daten einzugrenzen.

Solltest du das Gefühl haben zu wenig Daten angezeigt zu bekommen, schau, ob es in einer Spalte noch einen Filter gibt.
Um eine oder alle Filter zu löschen, klick am rechten oberen Rand der Tabelle auf das rote Kreuz.

Anzeige der Spalten definieren

Du kannst die angezeigten Inhalte der Tabelle selbst definieren.
Mit dem Button Spalten wählst du die Spalten zur Anzeige hinzu oder ab.

Virtuelle Kundenakte aufrufen

Per Klick auf den Kundennamen rufst du die virtuelle Kundenakte auf.

Umfragen

Mit Umfragen kannst du Informationen mittels Auswahlfeldern von Kunden einholen.

Nutze Umfragen für

• mehr Interaktionen der Kunden in ihrem Account
• Gutscheinaktionen bei Beantwortung von Quizfragen
• Umfragen zur Kundenzufriedenheit bestimmter Angebote
• zur Bedarfsanalyse
• u.v.m.

Eine geschlossene Umfrage kann einem Kunden weiterhin angezeigt werden,
jedoch kann er hier keine Auswahl mehr treffen. Eine getroffene Auswahl 
wird als "gezählte Stimme" gewertet und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

Offene Umfrage - Ansicht Kunde

Beantwortet Umfrage - Ansicht Kunde

Geschlossene Umfrage - Ansicht Kunde

Beantwortete Umfrage - Deine Ansicht 

in der Tabelle siehst du die Tendenz

unter Aktion -> Details

Kundengruppen

können zur Filterung Deiner Kunden z. B. für den gezielten Versand von Mitteilungen an bestimmte Empfänger
und für die Vergabe von Preisgruppen verwendet werden.

Beispiel zur Anwendung einer Preisgruppe

Du bietest Ermäßigungen nach Vorlage eines Nachweises an, lege hierzu die Kundengruppen "Ermäßigt" an
und erstelle in den Kurskosten eine Preisgruppe der alle Kunden, die dieser Kundengruppe zugeordnet sind.

Dieser Kundengruppen zugeordnete Kunden sehen ihren Preis im Buchungsprozess an 2. Stelle

Beispiel Mitteilungen