Kutego® Handbuch: Kunden
Hier kannst du dir einen Überblick über die Funktionen unserer Software verschaffen und bei Bedarf die Bedienung bequem nachlesen.
Jeder Kunde hat einen Kundenaccount oder auch eine
virtuelle Kundenakte
mit folgenden Reitern
- Details - Stammdaten zum Kunden
- Kundenguthaben - z. B. aus Stornos und deren Verrechnung mit Rechnungen
- Teilnehmer - Belegte Kurse | Anwesenheiten | Notizen
- Verträge - Mitgliedschaften | Laufzeiten | Ratenzahlungen
- Angebote
- Rechnungen / Buchungen
- Kommunikation
- SMS
- Briefe
- Dokumente
- Notizen
Die Zahl in Klammern hinter einem Reiter gibt an, wie viele Einträge vorhanden sind.
TIPP
Um zu vermeiden, dass getrennte Eltern sich mehrfach registrieren, können diese eine gemeinsame E-Mail-Adresse für alles
was das Kind gemeinsam angeht, anlegen.
In einem Kundenaccount kann eine Notiz hinterlegt werden
- Ursprung
- Vorname Name
- Titel
- Notiz
- Wiedervorlage
- zu informierende Mitarbeiter
Wenn die Notiz auf Wiedervorlage gelegt wird und ein zu informierender Mitarbeiter ausgewählt wird,
wird diese in diesem Bereich Notizen & Wiedervorlagen angezeigt.
Die Notiz kann angezeigt werden, bearbeitet oder direkt aus diesem Bereich heraus gelöscht wird.
ACHTUNG, das Löschen führt nicht zur Löschung der Markierung der Wiedervorlage, sondern zur Löschung der ganzen Notiz.
Variante A - Gutschrift
Der Kunde erhält eine Gutschrift im Kundenaccountresultierend aus einem Storno durch die Auswahl
STORNO als intern verrechnet markieren = Gutschrift im Kundenkonto, wird bei neuer Buchung verrechnet.
Guthaben von Kunden anwenden
Das System erkennt bei Buchung durch den Kunden ein vorhandenes Guthaben und zieht dieses automatisch vom Rechnungsbetrag ab.Bei manueller Anlage oder Bearbeitung der Rechnung wird dir das Guthaben eines Kunden angezeigt.
Wähle den einzusetzenden Betrag (voll oder anteilig), der Rechnungsbetrag wird entsprechend angepasst.
Variante B - Kundenrabatt
Du möchtest einem Kunden einen Treuerabatt oder Rabatt
für zukünftige Buchungen erteilen
- Dauerrabatt = oder dem Kunden in seinem Datensatz einen Dauerrabatt hinterlegen
Variante C - nachträglich
Du möchtest einem Kunden Treuerabatt oder Rabatt für z. B. Mehrfachbuchungen
für seine letzte Rechnung erteilen
- RG im Bearbeitungsmodus öffnen
Öffne in die Detailansicht der Rechnung und öffne den Bearbeitungsmodus der Rechnung.
Den oberen Bereich Bearbeitung trotzdem freigeben und einzelne Postion rabattieren - Gutschein = einen Gutschein erstellen und ohne die Postionen zu bearbeiten, in der Rechnung anwenden
Beleg erstellen, um Guthaben auszuzahlen
um ein Kundenguthaben auf NULL zu setzen und auszubezahlen, gehe bitte wie folgt vor:
- Rechnung öffnen
- Position sonstiges auswählen
- Text Auszahlung Kundenguthaben - Gutschrift
- Betrag 0,00 €
- dann öffnet sich die Abfrage nach der Verwendung von Gutscheinen oder Guthaben
- den gewünschten oder ganzen Guthabenbetrag in Abzug bringen
- bitte im Rechnungstext den Weg der Rückerstattung dokumentieren
- Es wird eine Minusrechnung erstellt, damit ist das Kundenguthaben auf NULL
- Finanzen Rechnungen aufrufen
Die Rechnung ist als bezahlt markiert und der Vorgang somit beendet. Stelle sicher, den Rückzahlungsnachweis 10 Jahre aufzubewahren.
Kundenübersicht
In der Kundenübersicht siehst du alle Kunden mit den dazugehörigen Kontakt- und Teilnehmerdaten.
Du legst neue Kunden an oder nutzt TOOLS zur Schnellbearbeitung, ohne den jeweiligen Datensatz aufrufen zu müssen.
Zum Datensatz eines Kunden kannst du eine Schnellaktion wählen oder den Datensatz öffnen.
Daten exportieren
Die Exportfunktion ermöglicht dir die Weiterverarbeitung der Daten in einer CSV Datei oder du wählst die Druckoption.
Filtern und sortieren
Eine aufsteigende oder absteigende Sortierung ist über die Auswahl der Pfeile neben der Spaltenbeschriftung möglich.
Jede Spalte kann mittels eines Suchbegriffes gefiltert werden.
Nach Eingabe des Suchbegriffes startet der Filter automatisch, die Tabelle lädt sich neu und zeigt alle zum Suchergebnis passenden Einträge an.
Es können in mehreren Spalten Filtern gesetzt werden, um gezielt Daten einzugrenzen.
Solltest du das Gefühl haben zu wenig Daten angezeigt zu bekommen, schau, ob es in einer Spalte noch einen Filter gibt.
Um eine oder alle Filter zu löschen, klick am rechten oberen Rand der Tabelle auf das rote Kreuz.
Anzeige der Spalten definieren
Du kannst die angezeigten Inhalte der Tabelle selbst definieren.
Mit dem Button Spalten wählst du die Spalten zur Anzeige hinzu oder ab.
Virtuelle Kundenakte aufrufen
Per Klick auf den Kundennamen rufst du die virtuelle Kundenakte auf.
Umfragen
Mit Umfragen kannst du Informationen mittels Auswahlfeldern von Kunden einholen.
Nutze Umfragen für
- mehr Interaktionen der Kunden in ihrem Account
- Gutscheinaktionen bei Beantwortung von Quizfragen
- Umfragen zur Kundenzufriedenheit bestimmter Angebote
- zur Bedarfsanalyse
- u.v.m.
Eine geschlossene Umfrage kann einem Kunden weiterhin angezeigt werden,
jedoch kann er hier keine Auswahl mehr treffen. Eine getroffene Auswahl
wird als "gezählte Stimme" gewertet und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
Offene Umfrage - Ansicht Kunde
Beantwortet Umfrage - Ansicht Kunde
Geschlossene Umfrage - Ansicht Kunde
Beantwortete Umfrage - Deine Ansicht
in der Tabelle siehst du die Tendenz
unter Aktion -> Details
Kundengruppen
können zur Filterung Deiner Kunden z. B. für den gezielten Versand von Mitteilungen an bestimmte Empfänger
und für die Vergabe von Preisgruppen verwendet werden.
Beispiel zur Anwendung einer Preisgruppe
Du bietest Ermäßigungen nach Vorlage eines Nachweises an, lege hierzu die Kundengruppen "Ermäßigt" an
und erstelle in den Kurskosten eine Preisgruppe der alle Kunden, die dieser Kundengruppe zugeordnet sind.
Dieser Kundengruppen zugeordnete Kunden sehen ihren Preis im Buchungsprozess an 2. Stelle
Beispiel Mitteilungen
Du sendest Mitteilungen, die NUR bestimmte Kunden erhalten sollen.Lege eine Kundengruppe an und ordne den ausgewählten Kunden diese Kundengruppe zu.
Wähle unter Mitteilungen als Empfänger die Kundengruppe
Beachte
dass der Kunde nicht selbst die Kundengruppe wählen kann
und dass eine Buchung mit Preisgruppe erst NACH dem Zuweisen des Kunden
in die Kundengruppe erfolgen kann.
Kunden nach Kundengruppe filtern
in der Listenansicht der Kunden kannst Du die Spalte Kundengruppe einblenden lassen und die Kunden nach Kundengruppe sortieren.