Angebote


Angebote erstellen

In der Angebotsübersicht werden alle über das System erstellten Angebote aufgelistet. 
Welche Spalten Du angezeigt bekommen möchtest kannst Du über den Button Spalten wählen.
Deine Einstellungen werden für alle folgenden Besuche gespeichert.

Angebote erstellst Du manuell für Deine Kunden

reine Verwaltungsanwendung

z. B. aus einem Beratungsgespräch heraus und kannst mehrere Positionen in diesem Angebot angeben.
Das Angebot kann also aus Kursen + Einzelterminen und anderen Positionen bestehen
und wird erst bei Aktivierung der Email Bestätigung an den Kunden versendet.

Du wirst Schritt für Schritt zu jedem Punkt des Angebotes, ähnlich wie bei der Rechnung, durch ein Menü geführt.


Deine Kunden

erhalten eine Mail mit dem PDF Anhang des Angebotes und können dieses mit einem
Klick direkt im Browser öffnen und wählen.
Eine einmal gewählte Option ist verbindlich und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Der Kunde kann nur das gesamte Angebot annehmen, es ist keine Auswahl von Postionen möglich.


Detailansicht von Angeboten

in der Detailansicht hast Du in den oberen 3 Blöcken

  • Angebotsinformationen - Kundeninformationen
  • bei Annahme durch den Kunden - Informationen über eine erstellte Rechnung zu diesem Angebot
  • die angebotenen Positionen
  • und Informationen zum Mailversand des Angebotes

Aktionen in der Detailansicht



Angebot zurückziehen

Ein abgegebenes Angebot kann nicht gelöscht werden.
Ziehe ein Angebot zurück, was noch keine Kundenreaktion hat.

  1. Detailansicht eines Angebotes aufrufen
  2. ROTES Kreuz zum zurückziehen wählen

Abonnements


Was ist ein Kursabonnement?

Aufeinander folgende, thematisch aufbauend oder in sich abgeschlossene Kurstermine
die zu einer Kurskategorie gehören können Deinen Kunden als KursReihe angeboten werden.

Eingebuchte Kunden sichern sich bei Bestätigung des Abonnement KursReihe die Plätze in den Folgekursen.

In der Kurskategorie kannst Du entscheiden ob Blockkurse in KursReihe angeboten werden sollen und
ob eingebuchte Kunden ein Abonnement eigenständig kündigen können.

In der Übersicht der Abonnements siehst Du alle eingebuchten Kunden mit bestehenden Abonnements für eine KursReihe.
Unter Aktion bearbeiten kannst Du die Rahmenbedingungen anpassen.


Wartelisteneintrag


Einträge in die Warteliste

können auf mehreren Wegen stattfinden

Automatischer Eintrag in die Warteliste

erfolgt, wenn in den Einstellungen zum Kurstermin die Warteliste aktiviert ist und ein Kunde sich
in einem ausgebuchten Kurs eintragen möchte.
Eintrag = verbindliche Willenserklärung eines Kunden an diesem Kurs teilzunehmen.

Je nach Kursangebot kann der Kunde zwischen Tagen und Uhrzeiten wählen
zu denen er in mögliche frei werdende Plätze eingebucht werden kann.

Manueller Wartelisteneintrag

Erfolgt durch einen Mitarbeiter unter Kurse - Warteliste

Teilnehmer in einen freien Platz einbuchen

 Die Reihenfolge des Nachrückens in freie Plätze wird nicht automatisch vom System vorgenommen.
Ein berechtigter Mitarbeiter kann alle Wartelisteeinträge nach bestimmten Kriterien Filtern und entscheidet die Reihenfolge.

Folgende Aktionen sind möglich:

  • Buchen = Teilnehmer wird zu einem Kurs hinzugefügt
  • Bestätigungsmail = wenn noch nicht versendet kann der Versand noch mal neu ausgelöst werden
  • bearbeiten = die Auswahlkriterien können noch mal angepasst werden
  • löschen = dern Teilnehmer wird aus der Warteliste gelöscht (es erfolgt keine Nachricht an den Kunden)

Absage an Teilnehmer aus der Warteliste

Sollte ein Teilnehmer in einem Kurs nicht berücksichtig werden können und gibt es für diesen Kurs keine weiteren Termine mehr,
erhält der Teilnehmer vom System eine Nachricht, dass er leider nicht berücksichtigt werden konnte.


Warteliste aus Kundensicht

Jeder Kunde mit einen Login kann in seinem Kundenaccount seine Wartelisteneinträge einsehen und die Optionen 
eines Eintrages ändern (Tag und Zeit ändern) oder den Eintrag aus der Warteliste wieder löschen.

Termine


Terminkategorien

Um Einzeltermine anbieten zu können erstellst Du zuerst eine Terminkategorie.
Die Kategorie ist das Hauptthema. Ein Hauptthema kann mit dem Webseitenmodul Termine
gezielt auf einer Seite platziert werden. Unterhalb dieses Themas sehen die Kunden die zu
dieser Kategorie gehörenden Einzeltermine.


Terminkategoriedetails

Status
Beim Erstellen des Termines kannst Du diesen Schalter vorerst auf inaktiv lassen. Später schaltest Du den Termin aktiv damit er von Kunden gebucht werden kann. Nicht mehr zur verfügung stehende Termine können jederzeit inaktiv geschaltet werden.

Farbmarkierung
Wähle eine Farbe für die Anzeige von gebuchten Terminen, so erkennst Du diese besser im Dashboard. 

Seite
Lege fest auf welcher Deiner Seiten (Webseiten - Unterseiten) diese Terminkategorie angezeigt werden soll.
Beachte, die Seite sollte bereits angelegt sein und das Terminmodul auf dieser platziert. Andernfalls kann es sein,
dass diese Seite nicht zur Auswahl steht.

Seperate Detailseite
Eine seperater Detailseite bietet sich an, wenn mehrere Terminkategorien auf einer Seite angezeigt werden. Bei Auswahl durch den Kunden öffnen sich die Details eine Termines auf der Terminhautpseite. Möchtest Du zu diesem Termin individuelle Webseiteninhalte veröffentlichen, erstellen vorab eine Unterseite mit dem Titel des Einzeltermines und positioniere dort das Terminmodul. Diese Seite kann mit weiteren zum Termin passenden Inhalten gefüllt werden.

Sortierung
Für die Listenansicht von Terminkategorien kannst Du die Reihenfolge der Anzeige festlegen. In der Übersicht kann diese Sortierung mittels der Pfeile ebenfalls geordnet werden.

Name
Benenne die Terminkategorie

Kurzbeschreibung
Die Kurzbeschreibung wird in der Listenansicht als Vorschau angezeigt.

Beschreibung
Die Beschreibung (Langtext) wird in den Termindetails als Reiter angezeigt.

Mahnwesen
Entscheide ob das Mahnwesen, sofern Termine kostenpflichtig sind, für diese Kategorie greifen soll. 

Mahnlauf
Wähle welcher der eingestellten Mahnläufe gültig ist.


Bilder

Zur visuellen Darstellung können Bilder  zu dieser Terminkategorie hinzugefügt werden. Diese werden neben der Kurzbeschreibung angezeigt.


Dokumente

Angehängte Dokumente können nach Wahl in der Emailbestätigung nach Buchung automatisiert versendet werden,
oder als Direktdownload auf der Webseite zur Verfügung gestellt werden.


Preisbox

Die Preisbox dient als Werbetafel die mit dem Webseitenmodul Preise auf einer Seite platziert werden können. Vor dort gelangt der Kunde per Klick direkt in den Termindetails


Ansicht-Optionen

In den folgenden Optionen legst Du fest was bei Einbindung des Webmodules angezeigt werden soll.
Verwendest Du die Module mittels iFrame auf einer eigenen Webseite auf der Bilder oder Texte positioniert sind,
kannst Du einzelne Bestandteile deaktivieren.

  • Terminkategoriebilder, -namen und Kurzbeschreibung anzeigen
  • Beschreibung anzeigen   (in der Kundenansicht = mehr Details)
  • Mitarbeiter anzeigen   (zeigt einen oder mehrere Kursleiter aus den Terminvorlagen)
  • Wichtige Dokumente anzeigen   (stellt Dokumente zum Download bereit)
  • Kundenmeinungen anzeigen (Kunden können Bewertungen im Freitext abgeben und nachlesen)

Meta

Die Meta Angaben erleichtern Kunden, die Dein Unternehmen in der Googlesuche finden, die Klickmöglichkeit.
In der Vorschau siehst Du wie der Eintrag den Kunden angezeigt wird. In der Metabeschreibung sollten nicht
mehr als 100 - 160 Zeichen enthalten sein da weitere nicht auf allen Endgeräten angezeigt werden.
Diese Einstellungen haben keinen direkten Einfluss auf das Ranking in Suchmaschinen.


Autom. Vergütung

Definiere die Stundenlöhne der Mitarbeiter die aufgeführt sind.
Der Wert richtet sich nach 60 Zeitminuten = 1 Stunde.


Einstellungen

In den Folgenden Einstellungen entscheidest Du um welche 

  • Buchungsart es sich handelt = Anfrage oder direkt Termin
  • Gastbuchung möglich = der Kunden muss keinen Login anlegen
  • Rechnungsempfänger als Teilnehmer vorschlagen = bei Eltern die ihre Kinder zum Termin anmelden bitte deaktivieren
  • Terminliste bei Buchung als PDF anhängen = Kunde erhält eine Terminliste als PDF mit der Bestätigungsmail
  • Kalenderdatei bei Buchung anhängen = Kunde erhält eine Kalenderdatei zum Import der Termine in eigene Kalender

Übersicht Kurse


Kurskategorien

sind alle von Dir angebotenen Kursthemen.

Hier geht es noch nicht um Termine zu den jeweiligen Themen.
Ein Kurs kann als BLOCKkurs oder DAUERKurs angelegt werden.

Beachte in der Planung folgende Unterschiede

BLOCK

- festes Start- und Enddatum
= 23.01.20 - 19.03.20
Blockkurse sind einzeln oder als ABO (Kursreihe) möglich.
Thematisch aufbauende Folgekurs legst du als ABO an.
Kursteilnehmer die ein ABO bestätigen, können sich Plätze in Folgekursen sichern
und werden vorgemerkt.

DAUER

- sich wiederholende Termine zum gleichen Tag und gleicher Uhrzeit
= Immer Montags 11:30 - Start ab 17.02.20 - offen
es werden 50 Tage vordefiniert und weitere Fortlaufende Tage an solange es Buchungen gibt.

In einem Dauerkurs kannst du ebenfalls fortlaufende Teilnahmen (ABO´s) abbilden.

Wir beraten Dich gern welche der Einstellungen und Varianten am besten zu Deinen Angeboten passen.

Struktur der Kurskategorien

Im Kursmodul auf der Webseite wird für jede Kategorie ein Kursmodul angelegt.
In der Detailansicht dieses Modules sind alle zu dieser Kategorie zugeordneten Kurstermine
für den Kunden in der Listenansicht. Aus dieser kann der Kunden den jeweiligen Termin buchen.

Möchtest Du, dass also bestimmte Kurstermine in EINER Liste angezeigt werden ordne sie bitte einer Kategorie zu.

Beispiel
Du bietest Babyschwimmen an dazu hast Du an 5 Tagen die Woche 3 Kurstermine für folgende Zielgruppen:

  • 0-4 Monate
  • 5-7 Monate
  • 7-9 Monate

Das wären in der Kurskategorie Babyschwimmen 15 Termine in der Woche.
Diese würden in EINER Liste angezeigt werden.

Legst Du 3 Kategorien für das Thema Babyschwimmen an und platzierst die Module auf getrennten Unterseiten oder untereinander,
werden dem Kunden pro Kurskategorie 5 Termine angezeigt.

Die Dazugehörigen Termine mit Zuordnung
zu Standorten, Kursleitern und Zeiten legst Du unter Kurstermine an.

Verträge


Vertrag bearbeiten

Jeder Vertrag kann in der Bearbeitungsansicht geöffnet und angepasst werden.


Vertrag beenden

Ein bestehender Vertrag kann zu jedem Zeitpunkt beendet werden,
unabhängig davon ob Kurstage stattgefunden haben. Mittels Aktion bearbeiten
kann ein beendeter Vertrag wieder eröffnet werden.


Verträge pausieren - verschieben

Soll eine folgende Mitgliedbeitragsrechnung nicht erstellt werden,
wähle die Aktion Verschieben. Die Auswahl erfolgt in Monaten und
verlängert die Mitgliedschaft um den gewählten Zeitraum.
(Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.)


Vertrag stornieren

Soll einer bereits erstellte Mitgliedschaftssrechnung ausgesetzt werden
storniere die dazu gehörige Rechnung.
(Dieser Vorgang verlängert nicht den Zeitraum der Mitgliedschaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.)


Kurs zu einem Vertrag

Ein Kurs zu einem Vertrag kann gewechselt werden. Bitte beachte das Datum des Wechsels festzulegen.
Teilnehmer mit automatische Einbuchung werden ab dem gewählten Datum zum neuen Kurstermin übertragen.

Nach dem Verschieben von Kursteilnehmer steht im Ziellkurs ohne Rechnung
da die alte Rechnung noch mit dem alten Kurstermin verknüpft ist.

Sobald eine neue Verlängerung erfolgt, erscheint bei dem Teilnehmer die Verknüpfung zur neuen Rechnung.

Teilnehmer ohne automatische Einbuchung werden nicht geändert. Lediglich der Kurs, in dem sie weiter ihre offenen Tage wählen können.
Haben sie sich bereits Tage im alten Kurstermin ausgesucht, müssten sie sich zunächst von den Tagen abmelden und sich dann neue Tage aus dem neuem Kurstermin aussuchen.

Web Unterseiten


Der Verzeichnisbaum

Name

Das ist der Name der dem Kunden in der Navigation auf der Webseite angezeigt wird.

Seitenalias

das ist der Permalink für Verlinkungen und Verzweigungen auf der Hauptseite verwendet wird.
ACHTUNG der Seitenalias sollte nicht so oft umbenannt werden wenn es
in anderen Quellen Verlinkungen hier hin gibt.

Beispiel

Seite wurde als NEUES Angelegt und der Seitenalias heisst www.meine-seite.de/neues/
Später wird die Seite umbenannt in NEWS der Seitenalias wird www.meine-seite.de/news/ umbenannt
Alle Verlinkungen auf den ersten Alias würden auf einer 404 Fehlerseite landen. 
Entweder alle Verlinkungen müssen mit geändert werden (auch auf Fremdseiten) oder der Alias bleibt wie im 1. Eintrag

Typ

  • Inhalt = kann in der Kundenansicht mit dem Webbaukasten mit Inhalt gefüllt werden
  • Weiterleitung = 

Aktion

  • Seite an erster Stelle = im jeweiligen Verzeichnis
  • Seite um eine Stelle nach oben = verschieben
  • Seite um eine Stelle nach unten = verschieben
  • Seite an letzter Stelle = im jeweiligen Verzeichnis
  • Inhalte bearbeiten = in der Kundenansicht mit dem Webbaukasten bearbeiten
  • bearbeiten = Einstellungen wie Name, Alias und Position ändern
  • kopieren = gesamte Seite mit Webinhalt kopieren (ACHTUNG sofort umbennen)
  • löschen = löscht ganze Seite ACHTUNG sollte es Unterseiten werden diese ebenfalls gelöscht
  • unsichtbar machen = zeigt Seite nicht in der Kundenansicht, ist nicht aufrufbar


Web Unterseiten anlegen


Bewertungen


Bewertungen

sind Rückmeldungen Deiner Kunden
In der Detailansicht einer Kurskategorie können Deine Kunden
unter dem Reiter (wenn aktiviert) Kundenmeinungen hinterlassen und bereits vorhandene lesen.

Der Eingang einer neuen Bewertung wird gekennzeichnet.
Neue Bewertungen werden nicht direkt freigeschaltet sondern
können von Dir freigegeben werden.

Alternativ kannst Du selbst im Namen Deiner Kunden Feedback erfassen und veröffentlichen.

Beachte folgende Pflichtfelder

  • Datum
  • Anzuzeigener Name
  • Standort
  • Kurs
  • Text

Kurskategorie anlegen


Einstellungen zu einer Kurskategorie

Kursdetails

  • Status = aktiv oder inaktiv
  • Kursart = Block oder Dauer
  • CheckIn & CheckOut = erlaubt Kunden nach festgelegten Regeln sich selbst von Kursterminen an und ab zu Melden
  • Abonnement = werden Kurstermine in dieser Kategorie mit Folgeterminen angeboten?

Was ist ein Kursabonnement?

Aufeinander folgende, thematisch aufbauend oder in sich abgeschlossene Kurstermine
die zu einer Kurskategorie gehören können Deinen Kunden als KursReihe angeboten werden.

Eingebuchte Kunden sichern sich bei Bestätigung des Abonnement KursReihe die Plätze in den Folgekursen.

In der Kurskategorie kannst Du entscheiden ob Blockkurse in KursReihe angeboten werden sollen und
ob eingebuchte Kunden ein Abonnement eigenständig kündigen können.

In der Übersicht der Abonnements siehst Du alle eingebuchten Kunden mit bestehenden Abonnements für eine KursReihe.
Unter Aktion bearbeiten kannst Du die Rahmenbedingungen anpassen.


  • Farbmarkierung = diese Farbe markiert einen Termin im Kalender im Dashboard zur besseren Übersicht
  • Seite = auf welcher Webseite (bei Verwendung des Webbaukastens) soll diese Kurskategorie angezeigt werden
  • Sortierung = legt fest, in welcher Reihenfolge die Kategorien angezeigt werden sollen
  • Buchbar ab Stufe = Leistungs oder Kompetenzstufe zuordnen (ACHTUNG Neukunden haben noch keine Stufen)
  • Name = Wie am Beispiel kommt hier die Bezeichnung Babyschwimmen rein
  • Kurzbeschreibung = Werden mehrere Kurskategorien auf einer Webseite angezeigt, wird dieser Text in der Vorschau angezeigt
  • Beschreibung = eine Ausführliche Beschreibung wird in der Detailansicht dieser Kategorie unter Mehr Details angezeigt
  • Mahnwesen = soll das Mahnwesen für alle gebuchten Termine dieser Kategorie automatisch aktiviert werden
  • Mahnlauf = entscheide welcher der Mahnläufe (Standard oder ein selbst angelegter) greifen soll

Bilder

Du kannst ein oder mehrere Bilder zu jeder Kategorie einstellen,
bitte wähle zu jedem Bild in welcher Ansicht dieses angezeigt werden soll

  • Übersicht = Wird in der Vorschauliste von Kurskategorien angezeigt
  • Detailseite = wird in der Detailansicht (mit Liste der Kurstermine) angezeigt

Dateien

Zu jeder Kurkategorie kannst Du Dokumente im PDF Format hinterlegen.

Entscheide einer der Folgenden Varianten:

  • keine Auswahl = Dokumente sind nicht Sichtbar und werden nicht per Mail versendet
  • E-Mail Versand = Dokumente werden jeden Kunden, der eine Buchung vornimmt mit der Buchungsbestätigung per Mail zugestellt
  • Direktdownload = Jeder Kunde der sich auf der Webseite über dieses Kursangebot informiert kann sich die Datei über die Detailansicht downloaden

Die Kombination von E-Mail Versand und Download ist möglich.

TIP - allgemeingültige Dokumente deren Inhalte Kursübergreifend gültig sind, kannst Du bei Standorte hinterlegen.


Preis-Box

Preisboxen sind Plakatähnliche Blöcke zu Werbezwecken.
Du kannst unabhängig von den anderen Inhaltsangaben der Kategorie
einstellen welche Inhalte angezeigt werden sollen.


Ansicht-Optionen

  • Kursbilder, -namen und Kurzbeschreibung anzeigen = Betrifft die Detailseite mehrerer Kurskategorien
    ist ideal, wenn Du die Kurskategorie auf einer Webseite einstellst auf der schon Bilder und Beschreibungen vorhanden sind.
    Dann doppeln sich die Inhalte nicht.
  • Beschreibung anzeigen = Betrifft den Reiter Mehr Details in der Detailansicht
  • Info-Agent anzeigen = der Reiter wird nicht in der Detailansicht angezeigt, Einträge in den Infoagent werden nicht angeboten
  • Kursleiter anzeigen = zeigt einen Reiter an auf dem alle Kursleiter mit Bild angezeigt werden, die in den Kursterminen eingesetzt sind
  • Wichtige Dokumente anzeigen = Hinterlegte Dokumente zum Download werden nur angezeigt wenn dieser Reiter aktiv ist
  • Kundenmeinungen anzeigen = Angemeldete Kunden haben die Möglichkeit ein Feedback zu diesem Angebot zu hinterlassen.
    Ob diese für alle anderen Kunden sichtbar sind entscheidest Du im Bereich Bewertungen.
  • Anzahl freie Plätze anzeigen = In der Angebotsliste hat jeder Kurstermin ein Infozeichen über noch freie Plätze, wenn die Anzahl der noch freien Plätze ausgeblendet ist, wird dem Kunden nur das Infozeichen mit Farbindex angezeigt.

Meta

Mit den Meta Angaben stellst Du ein, welche Informationen zu diesem Angebot an Suchmaschinen
weitergegeben werden und wie diese in den Ergebnisseiten angezeigt werden.


CheckIn & CheckOut

ACHTUNG

Das CheckIn/Out greift nur, wenn es zu dieser Kurskategorie mehr als ein Kurstermin gibt
oder separate Nachholtage im gebuchten Kurstermin definiert wurden.

  • Abmeldung ab = Definiere die Stunden, Tage oder Wochen,
    ab wann frühestens die Abmeldung ausgehend vom Kurstag erfolgen darf.
  • Abmeldung bis = definiere die Stunden oder Tage,
    bis wann spätestens die Abmeldung vom Kurstag erfolgen muss.
  • Maximale CheckOuts = wie oft sich ein Teilnehmer pro Kurstermin abmelden darf.
  • Maximale CheckIns = wie oft ein Teilnehmer pro Kurs nachholen darf.
Nachholung möglich (NUR wenn es separate Nachholtage gibt)
  • nur am selben Standort? = oder auch an Kursterminen dieser Kategorie an andern Standorten
  • nur im gebuchten Zeitraum? = oder auch in späteren Zeiträumen
  • in freien Plätzen? = Sollen dem Kunden im alternativen Kurstermin auch freie Plätze (bisher noch nicht verkaufte)
    mit angeboten werden, dann aktiviere diese Option. Andernfalls werden ihm nur die Plätze des alternativen Kurstermins angeboten,
    an dem sich jemand anderes ausgecheckt hat.

ACHTUNG

Bei aktivierter Option 'Buchbar nach Beginn' könnten so umsatzrelevante Plätze
durch Nachholer belegt werden!

  • Nachholtage des gebuchten Kurstermins mit anbieten?
  • Nachholtage von anderen Kursen anbieten?   
  • zusätzliche E-Mail Benachrichtigung

Autom. Zeiterfassung

Alle Kursleiter im Unternehmen werden hier angezeigt.
Es können individuelle Vergütungen für den Mitarbeiter in dieser Kurskategorie angelegt werden.
(Diese können abweichend sein, von denen die global im Unternehmen hinterlegt sind)


Einstellungen


  • Preisreduzierung nach Beginn = Wenn Kunden bereits begonnene Kurstermine buchen können,
    reduziert sich der Preis anteilig auf verbleibdende Kurstage
  • Gastbuchung möglich = der Kunde muss nicht zwingend einen Login anlegen,
    hat jedoch dann keinen Zugriff auf sein Kundenaccount mit allen Trainingsdaten
  • Rechnungsempfänger als Teilnehmer vorschlagen = Wenn bei einem Babykurs die Eltern die Rechnungsempfänger sind,
    dann deaktiviere diese Einstellung, da die Kinder die Teilnehmer im Kurs sein werden.
    Sind Deine Angebot nur für Erwachsene kann diese Einstellung aktiv bleiben.
  • Terminliste bei Buchung als PDF anhängen = Für die von Kunden gebuchten Kurse wird eine Terminliste als PDF erstellt.
    Soll diese mit der Bestellbestätigung im Anhang mit versendet werden?
  • Kalenderdatei bei Buchung anhängen = Wie die PDF wird eine Kalenderdatei erstellt,
    entscheide auch hier ob diese dem Kunden mit zugestellt werden soll. Der Kunde kann mit einem Klick die gebuchten Termine 
    in seinen mobilen Kalender, Outlook oder andere Kalenderanwendungen importieren.